Follow Legal » Prawo spółek » Zdalne posiedzenia organów spółek w czasie pandemii
W poprzednich artykułach omówiliśmy kilka rozwiązań wprowadzonych Tarczą Antykryzysową oraz Tarczą Antykryzysową 2.0. Z założenia, wprowadzone przez ustawodawcę zmiany prawa mają chronić naszą gospodarkę przed kryzysem wywołanym pandemią koronawirusa, a szczególnie mają na celu wspieranie przedsiębiorców. Trzeba jednak podkreślić, że Tarcza Antykryzysowa oraz Tarcza Antykryzysowa 2.0. – obok rozwiązań pomocowych dla przedsiębiorców – wprowadziła zmiany w zakresie organizowania prac spółek handlowych i ich organów. 

Z tego artykułu dowiesz się:
 

Art. 27 Ustawy o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw, przewiduje istotną nowelizację kodeksu spółek handlowych dotyczącą funkcjonowania zarządu, rady nadzorczej, zgromadzenia wspólników oraz walnego zgromadzenia. Wprowadzona została możliwość prowadzenia obrad i podejmowania uchwał przez organy spółek z o.o. i spółek akcyjnych w formie zdalnej.  Zmiany wprowadzone do kodeksu spółek handlowych mają charakter stały. Oznacza to, że będą obowiązywać także po zakończeniu pandemii koronawirusa.

Zdalne posiedzenie zarządu

Przed wprowadzoną zmianą uczestnictwo w posiedzeniach zarządu i podejmowanie decyzji przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (tzw. w trybie zdalnym) zarówno w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością jak i spółkach akcyjnych było możliwe jedynie wtedy, gdy umowa spółki lub jej statut przewidywał taką możliwość. Zmiany wprowadzone Tarczą Antykryzysową odwróciły dotychczas obowiązujące zasady, a ustawodawca wyszedł naprzeciw oczekiwaniom przedsiębiorców i środowiska prawniczego.Posiedzenie zarządu i podejmowanie uchwał jest obecnie możliwe bez konieczności zmiany w umowie lub statucie, poprzez dodanie do kodeksu spółek handlowych:

  • art. 208 § 5 [1] – 5 [3] – dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
  • art. 371 § 3 [1] – 3 [3] – dla spółki akcyjnej.

Według nowych przepisów, posiedzenia zarządu w spółkach kapitałowych mogą odbywać się przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub w trybie pisemnym.Dodatkowo członkowie zarządu mogą brać również udział w podejmowaniu uchwał zarządu, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu.Jeśli spółka nie chce dopuścić do organizowania posiedzeń organów przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, to rozwiązanie to należy wyraźnie wyłączyć w umowie spółki.Należy jednak pamiętać, że w spółkach akcyjnych ustawodawca przewidział konieczność wprowadzenia regulaminu posiedzeń zarządu organizowanego w trybie zdalnym. Obowiązek ten został wprowadzony do wszystkich organów spółki akcyjnej (zarząd, rada nadzorcza, zgromadzenie akcjonariuszy), które będą podejmować uchwały w tym trybie. Treść regulaminu posiedzeń zarządu w trybie zdalnym powinna określić rada nadzorcza spółki wskazując w jego treści szczegółowe zasady udziału w posiedzeniu przy wykorzystywaniu środków komunikacji elektronicznej.

Zdalne posiedzenie rady nadzorczej

Analogiczne rozwiązanie jak w przypadku organizacji posiedzeń zarządu w trybie zdalnym ustawodawca wprowadził również do posiedzeń rady nadzorczej spółki z o.o. oraz spółki akcyjnej. Wprowadzone zmiany dotyczą podejmowania uchwał przez radę nadzorczą w trybie pisemnym, w trybie zdalnym oraz głosowania za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej.W przypadku obu spółek kapitałowych oddanie głosu na piśmie nie jest możliwe w sprawach wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu rady nadzorczej. Dodatkowo uchwały podjęte pisemnie lub w trybie zdalnym są ważne wówczas, gdy wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały.

W podjęciu takiej uchwały musi uczestniczyć co najmniej połowa członków rady. Oczywiście umowa spółki może przewidywać surowsze wymagania dotyczące podejmowania uchwał w tych trybach.Tarcza 2.0 wprowadziła także możliwość podejmowania uchwał w trybie pisemnym oraz zdalnym, dla których umowa spółki przewiduje głosowanie tajne, o ile żaden z członków rady nadzorczej nie zgłosi sprzeciwu.Wprowadzonymi zmianami został rozszerzony również katalog decyzji, które rada nadzorcza może podejmować przy wykorzystaniu trybów pisemnego i zdalnego. Zmiany wprowadziły możliwość powołania i odwołania, a także zawieszenia m.in. przewodniczącego rady nadzorczej oraz członków zarządu. Taka możliwość była dotychczas wyłączona przepisami art. 222 § 5 oraz art. 388 § 4 kodeksu spółek handlowych, które zostały uchylone.Do odbywania posiedzeń rady nadzorczej w trybie zdalnym konieczne jest przyjęcie stosownego regulaminu posiedzeń w tym właśnie trybie.

Czy wiesz, że..

zgodnie z przepisami kodeksu spółek handlowych spółka publiczna ma obowiązek zapewnienia transmisji obrad walnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym.

Zdalne zgromadzenie wspólników oraz walne zgromadzenie akcjonariuszy

Tak jak przy pozostałych organach spółek dotychczas obowiązujące przepisy art. 234 [1] (dla spółek z ograniczoną odpowiedzialnością) oraz art. 406 [5] (dla spółek akcyjnych) kodeksu spółek handlowych przewidywały możliwość odbywania zgromadzeń wspólników lub odpowiednio walnego zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej jedynie w sytuacji, gdy było to wyraźnie zastrzeżone w umowie spółki lub statucie.Wprowadzone zmiany – podobnie jak przy pozostałych organach spółki – odwróciły dotychczas obowiązującą zasadę. Obecnie możliwość zdalnego uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników lub walnym zgromadzeniu jest możliwe jeśli umowa spółki lub statut nie wykluczają takiej możliwości. O przeprowadzeniu posiedzenia w trybie zdalnym postanawia podmiot zwołujący to zgromadzenie czyli.

Udział w zgromadzeniu w trybie zdalnym wymaga:

  • zapewnienia dwustronnej komunikacji w czasie rzeczywistym – możliwość wypowiadania się, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników/walnego zgromadzenia
  • wykonywania osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku walnego zgromadzenia

Szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniach przy wykorzystaniu środków komunikacji porozumiewania się na odległość muszą być określone w regulaminie ustalonym przez radę nadzorczą, a w jej braku w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością – przez wspólników. Regulamin jest wymagany zarówno w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością jak i w spółce akcyjnej.Regulamin powinien przede wszystkim zawierać wymogi dotyczące identyfikacji uczestników oraz zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Zgodnie z przepisami regulamin nie powinien jednak wykraczać poza wymogi i ograniczenia niezbędne do tego celu.

Wymaga podkreślenia, że ustawodawca nie określił sposobu głosowania tajnego dla uchwał podejmowanych w trybie zdalnym. To po stronie spółki jest więc zapewnienie takiego narzędzia, które umożliwi podejmowanie uchwał z zapewnieniem tajności głosowania – w przypadkach, w których takie głosowanie jest wymagane czyli np. w sprawach osobowych. Jeśli wybrane narzędzie nie umożliwia przeprowadzenia głosowania tajnego, uchwała nie może zostać podjęta podczas posiedzenia w trybie zdalnym. Jej podjęcie z naruszeniem wymogu zapewnienia tajności głosowania może być przesłanką nieważności tak podjętej uchwały.

zdalne posiedzenia organów spółek w czasie pandemii

Podejmowanie przez zgromadzenie wspólników uchwał w trybie pisemnym

W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością funkcjonuje w przepisach kodeksu spółek handlowych jeszcze jedno rozwiązanie, z którego można skorzystać jeśli zajdzie konieczność podjęcia uchwały wspólników w trybie zdalnym – podejmowanie uchwał wspólników poza zgromadzeniem. Tę uproszczoną formę podejmowania decyzji leżących w kompetencji zgromadzenia wspólników reguluje art. 227 § 2 kodeksu spółek handlowych.

Podjęcie uchwały poza zgromadzeniem może nastąpić na dwa sposoby:

  • wyrażenie przez wszystkich wspólników na piśmie zgody na postanowienie/postanowienia, które ma zostać podjęte w tym trybie. W takim przypadku zarząd zobowiązany jest przesłać wszystkim wspólnikom jednobrzmiący projekt uchwały. Przedmiotem głosowania dla wspólników jest zatem przygotowany uprzednio projekt uchwały
  • wyrażenie przez wszystkich wspólników na piśmie zgody na głosowanie pisemne, a następnie przeprowadzenie głosowania w tym trybie. Co to właściwie oznacza? W pierwszej kolejności należy uzyskać zgodę wszystkich wspólników na głosowanie pisemne. W następnym kroku wspólnicy otrzymują projekt uchwały poddawanej głosowaniu. Charakter przepisu nie umożliwia łagodzenia w drodze postanowień umowy spółki wymogu uzyskania pisemnej zgody wspólników na postanowienie zawarte w uchwale albo zgody na głosowanie pisemne. Umowa spółki może wprowadzać dodatkowe, nie przewidziane w przepisach, wyłączenia wykorzystania uproszczonej formy głosowania.

Należy pamiętać, że możliwość podjęcia uchwały w trybie art. 227 § 2 kodeksu spółek handlowych jest wyłączona w dwóch przypadkach tj. w sprawie uchwał, dla których podjęcia:

  • przepisy wymagają zwołania zgromadzenia wspólników czyli np. w sprawie umorzenia udziałów, powołania pełnomocnika do reprezentowania spółki w sprawach określonych w art. 210 § 1 kodeksu spółek handlowych, podziału lub przekształcenia spółki
  • wymagane jest głosowanie tajne np. sprawy osobowe

Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości związane z tym jak krok po kroku przeprowadzić prawidłowo zdalne zgromadzenie organów spółki lub przeprowadzić głosowanie pisemne w uproszczonej formie zapraszamy do kontaktu z Karoliną Wolny.


Karolina Wolny

Radca prawny