W dzisiejszym dynamicznym świecie rekrutacji, dokładna weryfikacja kandydatów jest kluczowa dla sukcesu każdej firmy. Zatrudnienie pracownika zawsze wiąże się z pewnym ryzykiem – jaka jest jego etyka pracy, czy zaraz po zatrudnieniu nie pójdzie na długie zwolnienie lekarskie? Chcielibyśmy też sprawdzić kandydata zarówno w zakresie kwalifikacji, doświadczenia zawodowego oraz stażu pracy.
Jednym ze źródeł tych informacji może być analiza świadectw pracy. Jednak, czy wiesz, jakie są granice prawne weryfikacji tego dokumentu? Czy wiesz, jak uniknąć ryzyka naruszenia Kodeksu Pracy i RODO?
Z tego artykułu dowiesz się:
Czy pracodawca może żądać świadectw pracy?
Zgodnie z art. 221 § 1 i §2 Kodeksu pracy, żądanie podania danych osobowych, w tym zawartych w świadectwie pracy, może być uzasadnione, ale tylko wtedy, gdy jest to niezbędne ze względu na rodzaj pracy albo konkretne stanowisko. Oznacza to, że nie zawsze pracodawca ma prawo wymagać od kandydata przedstawienia świadectwa pracy.
Kiedy weryfikacja świadectwa pracy jest uzasadniona?
Z perspektywy prawa pracy weryfikacja świadectwa pracy jest uzasadniona, gdy wykonywanie danego zawodu zależy od spełnienia kryteriów określonych w przepisach, na przykład w przypadku nauczycieli, zawodów medycznych czy pracowników samorządowych. W innych przypadkach pracodawca musi ocenić, czy informacje zawarte w świadectwie pracy są niezbędne do wykonywania pracy na danym stanowisku. Zasadniczo niezbędność żądania danych o dotychczasowym zatrudnieniu oceniana powinna być przez pryzmat powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub z uwzględnieniem wymagań ustalonych w przepisach wewnątrzzakładowego prawa pracy, o ile nie naruszają one obiektywnego wzorca wykonywania pracy danego rodzaju.
Do tego dochodzi zasada minimalizacji przetwarzania danych osobowych z art. 5 ust. 1 lit. c) RODO – pracodawca powinien gromadzić tylko te dane, które są konieczne do celu, jakim jest zatrudnienie danej osoby. Jeśli na danym stanowisku informacje o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych czy dotychczasowym przebiegu zatrudnienia nie mają znaczenia, to pracodawca nie powinien domagać się ich przekazania od kandydata do pracy. Należy zatem każdorazowo ocenić, czy zawarte w świadectwie pracy informacje o dotychczasowej karierze kandydata są potrzebne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku (art. 221 § 2). Dodatkowo (ze względu na zasadę adekwatności przetwarzania) warto byłoby ww. ocenę udokumentować np. w postaci notatki z procesu rekrutacji lub uargumentowane polecenia pracodawcy.
Jaki jest zakres i forma legalnego przetwarzania informacji ze świadectwa pracy?
Zgodnie z art. 221 Kodeksu Pracy na etapie rekrutacji możliwe jest przetwarzanie takich danych, jak imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Dla zebrania tych informacji wystarczające jest zazwyczaj samo CV kandydata i informacje przekazane w trakcie rozmowy rekrutacyjnej.
Zasadą jest, że udostępnienie pracodawcy tych danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych, np. poprzez przedstawienie do wglądu świadectwa pracy, ale również jedynie w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia, a więc z zachowaniem zasady minimalizacji przetwarzania danych. W prawie pracy nie ma wprawdzie jednoznacznego zakazu przechowywania kopii dokumentów kandydatów do pracy, jednak ze względu na zasady niezbędności, proporcjonalności i minimalizacji przetwarzania wynikające z RODO, nie rekomendujemy utrwalania, tworzenia kopii, ani przechowywania świadectw pracy kandydata, a jedynie ograniczenie się do wglądu do dokumentu (np. w trakcie samej rozmowy rekrutacyjnej).
Jeśli pracodawca zdecyduje się na żądanie okazania do wglądu świadectwa pracy, należy pamiętać że w tym dokumencie mogą znajdować się dodatkowe informacje, których pracodawca na etapie rekrutacji nie może przetwarzać. Są to m.in informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego, takie jak informacje o okresach niezdolności do pracy, długość tzw. okresów nieskładkowych (spowodowanych przez niezdolność do pracy spowodowaną chorobą, pobieraniem świadczenia rehabilitacyjnego czy zasiłku opiekuńczego), wykorzystanych urlopach macierzyńskich, ojcowskich, rodzicielskich lub opiekuńczych, czy też informacje o zajęciu komorniczym wynagrodzenia.
Każda próba pozyskania i utrwalania w procesie rekrutacji danych, które wykraczają poza dozwolony zakres, może być uznana jako naruszenie przepisów prawa, w tym wiąże się z ryzykiem zarzutu wymuszenia zgody na podanie dodatkowych danych kandydata. Aby wyeliminować to ryzyko, rekruter nie powinien prosić potencjalnych kandydatów o przekazanie kopii lub skanu świadectwa pracy. Wiązałoby się to z koniecznością natychmiastowej anonimizacji części utrwalanego dokumentu lub trwałym usunięciem maila od kandydata.
Co w przypadku odmowy podania danych przez kandydata?
Jeśli kandydat odmawia podania podstawowych danych, które mieszczą się w katalogu informacji dopuszczonych w Kodeksie Pracy, pracodawca może odrzucić kandydaturę takiej osoby. Ustawodawca zawarł w art. 221 Kodeksu Pracy określenie „pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienia podania danych osobowych”, dlatego też kandydat nie ma możliwości odmówienia podania tych danych.
Czy po wyborze kandydata coś się zmienia?
Inną sytuacją jest wybór kandydata i podjęcie czynności zmierzających do zawarcia umowy o pracę. W tym zakresie już niewątpliwie dopuszczalne i zasadne jest sporządzenie odpisów lub kopii przedłożonych dokumentów, które składa się do akt osobowych pracownika prowadzonych w formie papierowej w części A. Ostatecznie zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 535) akta osobowe w części A obejmują oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich. Pamiętajmy przy tym, że odpisy i kopie pracodawca lub osoba przez niego upoważniona powinien poświadczyć za zgodność z okazanym dokumentem.
Podsumowanie
Weryfikacja świadectw pracy w procesie rekrutacji powinna być prowadzona z zachowaniem zasad minimalizacji i adekwatności danych, zgodnie z Kodeksem pracy i RODO.
Jeśli masz wątpliwości czy Twój proces rekrutacji jest prowadzony zgodnie z prawem, skontaktuj się z naszymi ekspertami, aby skorzystać z fachowego wsparcia.
r.pr. Aleksandra Herman