Ochrona sygnalistów stała się kluczowym elementem polityki compliance w wielu firmach na całym świecie. Wraz z wejściem w życie nowych przepisów, pracodawcy muszą dostosować swoje działania, aby zapewnić odpowiednią ochronę osobom zgłaszającym nieprawidłowości. W Polsce, na mocy implementacji dyrektywy UE 2019/1937, uchwalono ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
W tym artykule omówimy, jakie nowe obowiązki spoczywają na pracodawcach i jak skutecznie je wdrożyć.
Zaznaczamy, że na potrzeby niniejszego artykułu pod pojęciem pracodawcy rozumiemy podmioty zatrudniające zarówno pracowników jak i współpracowników (bez względu na podstawę zatrudnienia).
Z tego artykułu dowiesz się:
Kim są sygnaliści?
Sygnaliści, czyli osoby zgłaszające nieprawidłowości, to pracownicy, kontrahenci, dostawcy lub inne osoby związane z organizacją, które informują o naruszeniach prawa lub innych nieetycznych praktykach w miejscu pracy. Sygnaliści mogą przyczynić się do ujawnienia oszustw, korupcji, naruszeń przepisów dotyczących ochrony środowiska, bezpieczeństwa pracy i wielu innych.
Nowe obowiązki pracodawców
Wraz z wejściem w życie nowych przepisów, pracodawcy zostali zobligowani do wprowadzenia szeregu nowych obowiązków. Przepisy stosuje się do pracodawcy, na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Do tej liczby wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.
Oto najważniejsze obowiązki nałożone ustawą:
- Utworzenie wewnętrznego systemu zgłaszania nieprawidłowości
Pracodawcy muszą utworzyć wewnętrzny system zgłaszania nieprawidłowości, który będzie dostępny dla wszystkich pracowników i innych zainteresowanych stron. System ten powinien powinien w szczególności zapewniać poufność zgłaszanych informacji.
- Wyznaczenie odpowiedzialnych osób
Pracodawcy muszą wyznaczyć odpowiedzialne osoby lub jednostki organizacyjne do przyjmowania zgłoszeń i prowadzenia dalszych działań. Osoby te powinny być odpowiednio przeszkolone i posiadać kompetencje niezbędne do skutecznego przetwarzania zgłoszeń.
- Określenie procedur zgłaszania i rozpatrywania nieprawidłowości
Pracodawcy muszą opracować jasne i przejrzyste procedury zgłaszania i rozpatrywania nieprawidłowości. Procedury te powinny obejmować m.in. sposób zgłaszania, informację na temat trybu postępowania w przypadku zgłoszeń anonimowych, terminy na rozpatrzenie zgłoszenia, a także działania, które mogą być podjęte w przypadku potwierdzenia nieprawidłowości.
- Szkolenia dla pracowników
Pracodawcy powinni zapewnić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące ochrony sygnalistów oraz sposobów zgłaszania nieprawidłowości. Szkolenia te powinny być dostosowane do specyfiki danego przedsiębiorstwa i obejmować m.in. omówienie przepisów prawnych, procedur wewnętrznych oraz przykłady praktyczne.
- Informowanie pracowników o przysługujących im prawach
Pracodawcy muszą informować pracowników o przysługujących im prawach związanych z ochroną sygnalistów. Informacje te powinny być łatwo dostępne dla wszystkich pracowników.
- Przeciwdziałanie działaniom odwetowym
Jednym z kluczowych obowiązków pracodawców jest przeciwdziałanie działaniom odwetowym wobec sygnalistów. Pracodawcy muszą zapewnić, że osoby zgłaszające nieprawidłowości nie będą narażone w związku z dokonanym zgłoszeniem na represje, takie jak zwolnienie z pracy, obniżenie wynagrodzenia, czy mobbing.
- Monitorowanie i raportowanie
Pracodawcy muszą regularnie monitorować funkcjonowanie systemu zgłaszania nieprawidłowości oraz raportować wyniki swoich działań. Monitorowanie powinno obejmować m.in. liczbę zgłoszeń, czas ich rozpatrywania oraz skuteczność podjętych działań.
- Współpraca z organami nadzoru
W przypadku poważnych nieprawidłowości, pracodawcy mogą być zobligowani do współpracy z odpowiednimi organami nadzoru, takimi jak Państwowa Inspekcja Pracy czy prokuratura. Pracodawcy powinni być przygotowani na udzielanie wszelkich niezbędnych informacji oraz wsparcia w toku postępowań.
- Ochrona danych osobowych
W kontekście ochrony sygnalistów, pracodawcy muszą również przestrzegać przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Dane osobowe sygnalistów oraz innych osób zaangażowanych w proces zgłaszania i rozpatrywania nieprawidłowości muszą być przetwarzane zgodnie z RODO oraz krajowymi przepisami dotyczącymi ochrony danych.
- Konsultacje ze związkami zawodowymi
W przypadku pracodawców zobowiązanych do przyjęcia procedury zgłoszeń wewnętrznych, konieczne jest przeprowadzenie konsultacji ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników w zakresie wdrażania i funkcjonowania systemu ochrony sygnalistów. Konsultacje te powinny obejmować m.in. opracowanie procedur oraz zapewnienie odpowiednich środków ochrony dla sygnalistów.
Jak skutecznie wdrożyć nowe przepisy?
Wdrożenie nowych przepisów dotyczących ochrony sygnalistów może być wyzwaniem dla wielu przedsiębiorstw. Oto kilka praktycznych kroków, które mogą pomóc w skutecznym wdrożeniu nowych obowiązków:
- Przeprowadzenie audytu wewnętrznego
Przed wdrożeniem nowych przepisów warto przeprowadzić audyt wewnętrzny, który pozwoli na ocenę obecnych procedur oraz identyfikację obszarów wymagających poprawy. Audyt może obejmować m.in. przegląd istniejących procedur zgłaszania nieprawidłowości, analizę ryzyka oraz ocenę poziomu świadomości pracowników.
- Opracowanie planu wdrożenia
Na podstawie wyników audytu warto opracować szczegółowy plan wdrożenia, który będzie obejmował wszystkie niezbędne działania oraz terminy ich realizacji. Plan powinien być dostosowany do specyfiki danego przedsiębiorstwa oraz uwzględniać wszelkie wymagania wynikające z nowych przepisów.
- Szkolenia dla kadry zarządzającej
Przed wdrożeniem nowych przepisów warto przeprowadzić szkolenia dla kadry zarządzającej, które pozwolą na zapoznanie się z nowymi obowiązkami oraz skutecznymi metodami ich wdrożenia. Kadra zarządzająca powinna być świadoma swoich obowiązków oraz roli w procesie ochrony sygnalistów.
- Komunikacja wewnętrzna
Skuteczna komunikacja wewnętrzna jest kluczowa dla sukcesu wdrożenia nowych przepisów. Pracodawcy powinni regularnie informować pracowników o zmianach w przepisach oraz o przysługujących im prawach i obowiązkach. Warto również stworzyć specjalne materiały informacyjne, takie jak broszury, plakaty czy infografiki.
- Wsparcie ze strony ekspertów
Wdrożenie nowych przepisów może wymagać wsparcia ze strony ekspertów, takich jak prawnicy, specjaliści ds. compliance czy konsultanci. Warto skorzystać z ich wiedzy i doświadczenia, aby zapewnić skuteczne i zgodne z prawem wdrożenie nowych obowiązków.
- Regularne monitorowanie i doskonalenie
Po wdrożeniu nowych procedur warto regularnie monitorować funkcjonowanie systemu ochrony sygnalistów oraz wprowadzać ewentualne usprawnienia. Regularne audyty, analizy i raportowanie pozwolą na bieżąco identyfikować i rozwiązywać ewentualne problemy.
Podsumowanie
Nowe przepisy dotyczące ochrony sygnalistów wprowadzają szereg obowiązków dla pracodawców, które mają na celu zapewnienie skutecznej ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości. Wdrożenie tych przepisów może być wyzwaniem, jednak odpowiednie przygotowanie, szkolenia oraz wsparcie ekspertów mogą znacznie ułatwić ten proces. Pracodawcy muszą pamiętać, że skuteczna ochrona sygnalistów to nie tylko obowiązek prawny, ale także ważny element budowania zaufania i odpowiedzialności w organizacji.
Jeśli potrzebujesz pomocy zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami.
Zespół Follow Legal