Follow Legal » Prawo spółek » NDA czyli umowa o zachowaniu poufności

Umowa o zachowaniu poufności (znana również jako NDA) to dokument, który wielu kojarzy się z amerykańskimi filmami, w których tłem są wielomilionowe transakcje. Jednak jest ona bardzo powszechnym i znanym instrumentem prawnym, który coraz częściej spotykany jest w obrocie gospodarczym. Zabezpieczenie informacji poufnych, które są kluczowe dla działania przedsiębiorcy, jest jedną z kluczowych zasad prowadzenia przedsiębiorstwa. W poniższym poradniku odpowiem na pytanie co powinna zawierać umowa o zachowaniu poufności aby skutecznie chroniła interes przedsiębiorcy oraz omówię formy w jakich umowa może zostać zawarta.

Z tego artykułu dowiesz się:

Umowa poufności – podstawowe informacje

Umowa poufności określana jest powszechnie w obrocie gospodarczym przez przedsiębiorców i nie tylko jako NDA. Sama nazwa umowy o zachowaniu poufności pochodzi od skrótu angielskiego non-disclosure agreement. W obrocie gospodarczym można również spotka się z określeniem CDA czyli confidential disclosure agreement. Umowa zawierana jest przedsiębiorców nie tylko z pracownikami lub współpracowników, ale również i przede wszystkim z potencjalnymi kontrahentami. Celem umowy o zachowaniu poufności zobowiązanie się stron lub jednej ze stron, do zachowania w tajemnicy ściśle określonych informacji poufnych (na przykład tajemnicy przedsiębiorstwa).

W jakich sytuacjach zawierana jest umowa o zachowaniu poufności (NDA)

Zgodnie z przyjętą praktyką umowę o zachowaniu poufności powinniśmy zawierać w przypadku gdy udostępniamy osobie trzeciej informacji, które mają dla nas cenną wartość. Bez wątpienia umowę o zachowaniu poufności warto zawrzeć z:

  • kontrahentami, z którymi prowadzimy negocjacje
  • potencjalnym inwestorem, który będzie przeprowadzał badanie due diligence
  • firmami, które świadczą usługi zewnętrzne
  • pracownikami, zleceniobiorcami, osobami współpracującymi.

Cel zawarcia umowy o zachowaniu o poufności (NDA)

Tak jak wcześniej wspomniałam celem zawarcia umowy o zachowaniu poufności jest zabezpieczenie informacji poufnych. Przede wszystkim zabezpieczamy informacje, które mają istotne znaczenie dla działania naszego przedsiębiorstwa i biznesu. Kluczowym jest, aby w umowie precyzyjnie określić jakie informacje będą informacjami poufnymi dla naszego przedsiębiorstwa.

W tym miejscu warto odnieść się do definicji z art. 11 ust. 2 Ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Czy wiesz, że..

przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.

Powyższa definicja jest jednak bardzo ogólna. Należy podkreślić, że dla każdego przedsiębiorcy katalog informacji poufnych będzie inny. W praktyce zostało wypracowane, że informacjami poufnymi najczęściej są to informacje handlowe, finansowe, wiedza techniczna i metody operacyjne oraz dane klientów i partnerów biznesowych, a także plany i strategie rozwoju firmy, bazy danych klientów i kontrahentów, informacje o produktach i usługach oraz wypracowany w tym zakresie know-how

Zobowiązanie do zachowania poufności nie dotyczy jednak informacji np. powszechnie znanych bądź uprzednio znanych osobie, z którą zawieramy umowę. W samej umowie warto również sprecyzować komu i dlaczego udostępniamy informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa (np.kontrahentowi w celu świadczenia usług bądź pracownikom firmy A w celu wykonania badania due dilligence).

Czas trwania obowiązku zachowania poufności

Czas trwania zobowiązania może zostać dowolnie ustalony przez strony umowy. Warto jednak tak dopasować okres obowiązywania żeby obejmował on minimum cały okres współpracy stron. Konstrukcje umów o zachowaniu poufności lub zobowiązań do zachowania poufności zazwyczaj obejmują cały okres obowiązywania umowy głównej zawartej przez strony – jednak bardzo często zobowiązanie to jest również rozszerzone na czas po rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy głównej (zazwyczaj jest to okres wyrażony w latach). Decyzja o okresie obowiązywania naszej umowy o zachowaniu poufności powinna być oparta na faktycznej przydatności gospodarczej informacji, które chcemy chronić. Warto pamiętać więc aby w umowie wskazać określony czas, przez który tajemnica ma być chroniona.

Skutki naruszenia zobowiązania do poufności

Postanowienia umowy powinny jasno i precyzyjnie określać jakie działania w odniesieniu do informacji poufnych będą niedopuszczalne. Wracając do Ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji – działąnia niedozwolone to np. bezprawne ujawnienie, wykorzystanie lub pozyskanie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Wymaga podkreślenia, że Ustawa nie precyzuje jednak tych pojęć. W związku z tym ujawnianie, wykorzystywanie lub pozyskiwanie może być różnie interpretowane. Postanowienia, które szczegółowo określają skutki naruszenia zobowiązania do poufności mają na celu zabezpieczenie interesów strony ujawniającej takie informacje.

Najczęściej spotykanym skutkiem naruszenia zobowiązania do zachowaniu poufności jest w wprowadzenie do NDA kary umownej. Zastrzeżenie kary umownej ułatwia w przyszłości dochodzenie roszczeń od zobowiązanego do zachowania informacji poufnych w tajemnicy. Na wypadek gdyby nasz zobowiązany naruszył postanowienia umowy o zachowaniu poufności warto również zadbać o możliwość rozwiązania umowy głównej (w nawiązaniu do której zawarliśmy NDA np. umowy o współpracy czy umowy o świadczenie usług ) w trybie natychmiastowym. Rozwiązanie umowy w tym trybie może być bardzo pożądane, ponieważ wskutek naruszenia NDA mogliśmy stracić zaufanie do drugiej strony umowy.

Forma umowy o zachowaniu poufności (NDA)

Przepisy prawa nie przewidują szczególnej formy dla skutecznego zawarcia umowy o zachowaniu poufności. Umowę o zachowaniu poufności można zawrzeć:

  • tradycyjnie czyli w formie pisemnej – formę tę reguluje art. 78 kodeksu cywilnego
  • elektronicznie – formę tę reguluje art. 78 [1] kodeksu cywilnego
  • dokumentowo – formę tę reguluje art. 77 [3] kodeksu cywilnego.

W przypadku zastosowania podpisu elektronicznego należy pamiętać, że złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej wymaga opatrzenia takiego oświadczenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Taka forma jest równoważna z formą pisemną.

Jeśli w swojej działalności wykorzystujesz inne niż kwalifikowany podpis narzędzia do zawierania umów np. powszechny w Polsce DocuSign, pamiętaj że tak zawarta umowa jest umową zawartą w formie dokumentowej i nie jest równoważna z formą pisemną.

Forma dokumentowa jest najmniej sformalizowaną formą oświadczenia woli. Forma ta dla swojej skuteczności nie wymaga pod oświadczeniem własnoręcznego podpisu osoby składającej takie oświadczenie. Dla zachowania formy dokumentowej wystarczy złożenie oświadczenia woli w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie w dokumencie, którym najczęściej jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Brak możliwości ustalenia osoby składającej oświadczenie powoduje brak możliwości uznania zachowania wymogu formy dokumentowej. Z treści dokumentu musi wprost wynikać kto złożył oświadczenie, aby forma ta została zachowana.

Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości związane z umową o zachowaniu poufności (NDA) lub potrzebujesz wsparcia prawnego w zakresie stworzenia bezpiecznych dla Twojego biznesu dokumentów lub aktualizacji dokumentów, z których korzystasz obecnie, zapraszam do kontaktu z Karoliną Wolny.


Karolina Wolny

Radca prawny