Dochodzenie należności – poradnik dla przedsiębiorców

Z tego artykułu dowiesz się:
 

• Najczęstsze powody braku zapłaty należności przez kontrahentów
• Jak zabezpieczyć się przed nierzetelnym kontrahentem?
• Jakie są możliwe narzędzia polubowne do podjęcia aby klient zaczął płacić?
• Jakie możesz podjąć działania by klient zaczął płacić?
• Jakie masz dodatkowe uprawnienia, kiedy Klient nie płaci?
• Co to jest ulga za złe długi?

W tym artykule postaram się przedstawić działania jakie można podjąć aby zabezpieczyć się przed niepłacącym kontrahentem i co można zrobić aby odzyskać płatność za dostarczony towar bądź usługę. Poniższy poradnik będzie również przydatny w dobie problemów przedsiębiorców wynikających z pandemii koronawirusa.

Brak zapłaty należności przez kontrahentów – najczęstsze powody

Klienci, którzy zgłaszają się do nas z problemem braku płatności należności przez kontrahenta, bardzo często podają powody jakimi usprawiedliwiają się nie płacący kontrahenci. Poniżej przedstawię kilka najczęstszych przykładów. jeśli podczas współpracy z kontrahentem, zaczną pojawiać się poniższe usprawiedliwienia jest to wyraźny sygnał do dodatkowego monitorowania czy kontrahent uregulował płatność.

1. Brak otrzymania faktury – to chyba najczęstszy powód na jaki powołują się niepłacący w terminie kontrahenci. Oczywiście takie przypadki mogą się zdarzyć. Komunikacja e-mailowa lub poczta tradycyjna mogą zawieść. Trzeba jednak przyznać, że w obecnym obrocie gospodarczym i powszechnej komunikacji taki powód nie jest wystarczający. Aby uniknąć takich sytuacji, zawsze wysyłkę faktury można opatrzyć prośbą o przesłanie potwierdzenia otrzymania informacji lub skorzystać z automatycznych reguł potwierdzenia otworzenia wiadomości przez odbiorcę.

 

2. Kontrahent zapomniał o płatności faktury – oczywiście jednostkowo takie przypadki mogą mieć miejsce. Jeśli kontrahent zaczyna brak płatności usprawiedliwiać w ten sposób i reguła ta się powtarza  jest to kolejny sygnał dla przedsiębiorcy, że problem może pojawiać się częściej.

 

3. Kontrahent deklaruje, że właśnie dokonuje lub miał dokonać wpłaty – w takim przypadku należy pamiętać, aby zweryfikować złożoną deklarację już w dniu kolejnym. Dlaczego? Po to aby brak płatności nie przedłużał się w nieskończoność. Można również poprosić kontrahenta o przesłanie potwierdzenia wykonania przelewu.

 

4. Osoba odpowiedzialna za płatności w firmie jest na urlopie –  osobą odpowiedzialną może być np. księgowa lub sam właściciel przedsiębiorstwa. Jeśli sytuacja się przeciąga, najbezpieczniej będzie poprosić o kontakt do osoby, która w firmie ma kompetencje do dokonywania płatności. Ostatecznym rozwiązaniem jest bezpośredni kontakt z członkiem zarządu czy prezesem. Taki kontakt pomoże zweryfikować czy faktycznie chodzi tylko o urlop osoby odpowiedzialnej. Może się również okazać, że nieuczciwy kontrahent po prostu korzysta z wymówki, aby wydłużyć termin płatności

 

5. Firma ma aktualnie problemy finansowe – niestety ta przyczyna nie zwiastuje niczego dobrego dla Twojej sytuacji. Jeśli kontrahent faktycznie nie ma pieniędzy, już w tym miejscu warto z kontrahentem ustalić nowy termin płatności lub zaproponować alternatywne rozwiązania. Poniżej w artykule znajdziesz narzędzia jakimi możesz się posłużyć w tym celu.

 

6. Kontrahent oczekuje na zapłatę od swojego klienta – jak już wcześniej pisałam, brak płatności to zamknięte koło. Szybka reakcja na brak płatności z naszej strony to klucz do sukcesu. W przypadku gdy kontrahent dopiero zaczyna mieć poważniejsze problemy z płynnością finansową istnieje szansa, że nasza płatność zostanie zrealizowana. Kontrahenci, którzy zalegają z płatnościami często tłumaczą, że nie regulują swoich zobowiązań, ponieważ sami czekają na zapłatę od klientów.

Jak zabezpieczyć się przed nierzetelnym kontrahentem?

Przed rozpoczęciem współpracy z nowym kontrahentem, rekomenduję skorzystać z przygotowanych poniżej wskazówek. Dlaczego? Pozwolą one zabezpieczyć na przyszłość prowadzony przez biznes. Co więcej pozwolą uniknąć nieprzyjemnych sytuacji związanych z brakiem uregulowania płatności w przyszłości. Przed rozpoczęciem współpracy, pamiętaj aby:

1. Dokładnie sprawdzić wiarygodność potencjalnego kontrahenta w ogólnodostępnych rejestrach. Takimi rejestrami są: Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEDIG), Krajowym Rejestr Sądowy, wykaz czynnych podatników VAT  czy portale społecznościowe, fora internetowe.

 

2. Nawiązanie współpracy z kontrahentem powinno zostać sformalizowane przez zawarcie umowy. W umowie powinny znaleźć się  wszelkie uzgodnienia stron. W przypadku przyszłego sporu będzie ona stanowić solidny dowód w sądzie.

 

3. Wszelkie ustalenia w trakcie trwania współpracy wymieniaj za pomocą komunikacji e-mailowej, tak aby został po niej ślad (lub utrwal je w inny wygodny dla Ciebie sposób sposób).

 

4. Kontrolować poprawność wystawienia faktur oraz ich terminową płatność. Każda, nawet drobna pomyłka, może zadziałać na Twoją niekorzyść.

 

5. Jeśli skala prowadzonego biznesu jest spora, należy pomyśleć o stworzeniu procedury monitorującej przepływ płatności w swojej firmie. Procedura dodatkowo powinna regulować, jakie kroki należy podjąć  w przypadku gdy kontrahent nie płaci należności.

 

Polubowne narzędzia ułatwiające odzyskanie należności

Zastanówmy się co zrobić w przypadku gdy kontrahentowi skończą się wymówki uzasadniające brak zapłaty za wystawioną fakturę, a przelew w dalszym ciągu nie wpłynął na nasze konto? Poniżej przygotowałam kilka uniwersalnych rad, które ułatwią Ci odzyskanie swojej należności.

1. W pierwszej kolejności jak najszybciej podejmij działania w ramach komunikacji miękkiej. Poinformuj klienta e-mailowo lub telefonicznie, że płatność za wystawioną fakturę nie wpłynęła. Taki telefon najlepiej wykonaj w ciągu 5 dni od momentu upłynięcia daty płatności. Im szybciej podejmiesz działania tym większe prawdopodobieństwo, że jeśli kontrahent zaczyna mieć problemy Twoja płatność znajdzie się u szczytu listy “do uregulowania”.

 

2. Bądź nieustępliwy, jeżeli klient mimo obietnic nie dokonuje płatności. Zadzwoń po raz kolejny.

 

3. Podczas rozmów poinformuj kontrahenta o możliwych konsekwencjach np. wstrzymaniu dostarczania usług lub towarów. Ostatecznie można poinformować kontrahenta, że umowa zostanie wypowiedziana.

 

4. Jeśli Twoja firma może sobie na to pozwolić, zaproponuj – rozłożenie płatności na raty. Pamiętaj jednak aby termin ten nie był terminem zbyt odległym, bo powstały dług może się przedawnić.

 

Jakie działania możesz podjąć aby klient zaczął płacić?

1. Wyślij wezwanie do zapłaty – co w przypadku gdy pomimo podjęcia prób negocjacji z kontrahentem aby zapłacił polubownie, nadal nie dokonuje on płatności. Przygotuj oficjalne wezwanie do zapłaty. Takie wezwane możesz sporządzić sam lub z pomocą profesjonalnego pełnomocnika. Wezwanie powinno zawierać:

• Datę wezwania do zapłaty
• Wskazanie wierzyciela (w przypadku gdy kontrahent nie płaci, stajemy się jego wierzycielem)
• Podstawę żądania – tytuł, z którego wynika dane zobowiązanie np. wskazanie konkretnej faktury bądź umowy
• Określenie kwoty zadłużenia wraz z odsetkami
• Określenie sposobu i terminu jej zapłaty
• Wskazanie ewentualnych sankcji jakie zostały przewidziane na wypadek gdyby kontrahent wykazał się biernością na otrzymane wezwanie
• Do wezwania możemy dołączyć podstawę żądania tj. kopię faktur lub umowę – nie jest to jednak wymóg konieczny
• Podpis wierzyciela oraz wskazanie terminu sporządzenia wezwania

2. Przygotuj porozumienie dot. płatności – taki dokument można sporządzić w przypadku gdy kontrahent przejawia chęci regulowania zobowiązania, jednak zobowiązanie na ten moment przekracza jego możliwości finansowe. Możesz zawrzeć w takiej sytuacji porozumienie, w którym rozłożysz płatność na raty wskazując nowy termin płatności. W ten sposób powstałe zobowiązanie zostanie odnowione i nie będziesz musiał się martwić, iż wydłużona płatność spowoduje jego przedawnienie.

 

3. Zaproponuj przewłaszczenie na zabezpieczenie – jest to dobre rozwiązanie jeśli Twój kontrahent nadal chce współpracować. W takim przypadku możesz zaproponować mu jako zabezpieczenie własnych interesów przewłaszczenie na zabezpieczenie. Co to takiego? Wyjaśniając w najprostszy sposób to forma zabezpieczenia wierzytelności. Przewłaszczenie polega na przeniesieniu przez kontrahenta prawa własności swojej rzeczy na Ciebie. Takie porozumienie strony zawierają w formie umowy. Umowa ta zawierana jest z zastrzeżeniem, że w przypadku gdy zobowiązanie zostanie uregulowane, rzecz należy mu zwrócić.

 

4. Korzystaj z instytucji dobrowolnego poddani się egzekucji – już przy zawarciu umowy możesz zabezpieczyć swoją przyszłość w przypadku nierzetelnych Kkontrahentów. Niektórzy przedsiębiorcy przy zawieraniu umów wymagają od kontrahenta, aby jako zabezpieczenie wykonania umowy dołączył oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji sporządzone w formie aktu notarialnego. Takie oświadczenie, po uzyskaniu w sądzie klauzuli wykonalności, stanowi bezpośrednią podstawę do wszczęcia egzekucji przeciwko nierzetelnemu kontrahentowi (unikamy więc długich procesów sądowych).

 

Dodatkowe uprawnienia wierzyciela

40 EURO rekompensaty za opóźnienie w płatności

Jest to dodatkowe uprawnienie dla przedsiębiorcy. Przysługuje ono w kwocie 40 Euro i należy się przedsiębiorcy, który spełnił swoje świadczenia lecz nie otrzymał za nie zapłaty w określonym terminie. Rekompensata została wprowadzona Ustawą z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Wartość rekompensaty przeliczana jest na polską walutę według średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski dla ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne.

Naliczanie 40 Euro rekompensaty nie jest uzależnione od skierowania sprawy do sądu. Co to oznacza? O rekompensatę można ubiegać już od dnia nabycia uprawnień do odsetek, czyli na etapie postępowania przedsądowego, w momencie kiedy klient nie zapłaci.

Uprawnienie do dochodzenia rekompensaty uzależnione jest od spełnienie łącznie trzech warunków:

• zaległość wynika z umowy między przedsiębiorcami
• kontrahent nie zapłacił w terminie (albo w ogóle nie zapłacił, albo zapłacił po terminie)
• zostały podjęte choć minimalne działania windykacyjne np. wysłanie wezwania do zapłaty, wykonanie telefonu z ponagleniem.

Uprawnienie do naliczania odsetek

Odsetki to jeden z najczęściej stosowanych rodzajów rekompensaty za nieopłacone w terminie należności. W przypadku opóźnień w transakcjach handlowych między przedsiębiorcami stosujemy tzw. odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych. Zasadę naliczania odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych reguluje Ustawa z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.

Uprawnienie do naliczania odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych przysługuje, gdy obiema stronami transakcji są:

• przedsiębiorcy
• podmioty prowadzące działalność, o której mowa w 6 ust. 1 Ustawy z 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców
• osoby wykonujące wolny zawód
• oddziały i przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych
• podmioty, o których mowa w 3 ust. 1 Ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych
• przedsiębiorcy z państw członkowskich Unii Europejskiej, państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – stron umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym lub Konfederacji Szwajcarskiej.

Co to jest ulga za złe długi?

W przypadku gdy kontrahent nam nie płaci, mimo wszystko jesteśmy zobowiązani do zapłacenia podatku VAT w ustawowym terminie. Jest to kolejny powód aby  zabezpieczyć się przed niesolidnymi kontrahentami oraz monitorować własne płatności. Z pomocą przedsiębiorcy przychodzi mechanizm nazywany ulgą na złe długi. W myśl procedury określonej w art. 89a i 89b pkt 1 Ustawy z dnia 1 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług przedsiębiorca zobowiązany jest dokonać korekty podatku naliczonego w przypadku nieuregulowania należności wynikającej z faktury dokumentującej dostawę towarów lub świadczenie usług na terytorium kraju.

Aby skorzystać z ulgi  muszą być spełnione następujące warunki:

• sprzedaży dokonaliśmy na rzecz podatnika VAT czynnego, niebędącego w trakcie likwidacji bądź upadłości, postępowania restrukturyzacyjnego (na dzień przed złożeniem deklaracji, w której ubiegamy się o ulgę)
• wierzyciel i dłużnik są podatnikami zarejestrowanymi jako podatnicy VAT czynni
• od terminu płatności za wierzytelność minęło 90 dni
• od daty wystawienia faktury za wierzytelność nie upłynęły 2 lata (licząc od końca roku, w którym fakturę wystawiono).

W przypadku gdy po złożeniu deklaracji podatkowej, w której dokonano korekty, należność zastała uregulowana lub zbyta w jakiejkolwiek formie, wierzyciel obowiązany jest do zwiększenia podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego w rozliczeniu za okres, w którym należność została uregulowana lub zbyta. W przypadku częściowego uregulowania należności, podstawę opodatkowania oraz kwotę podatku należnego zwiększa się w odniesieniu do tej części.

Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości związane z dochodzeniem należności lub potrzebujesz wsparcia prawnego w zakresie ich odzyskiwania od nierzetelnych kontrahentów zapraszam do kontaktu z naszymi ekspertami.

Karolina Wolny

Radca prawny

Karolina zdobywała doświadczenie w kancelariach prawnych zajmujących się windykacją należności w obszarze postępowań cywilnych, ze szczególnym uwzględnieniem dochodzenia roszczeń przysługujących konsumentom. W swojej karierze zawodowej łączyła wiedzę teoretyczną i umiejętności praktyczne z prowadzeniem procesów sądowych, egzekucyjnych oraz zarządzaniem projektami prawnymi na dużą skalę. Posiada doświadczenie z zakresu prawa cywilnego, handlowego i gospodarczego, a także doświadczenie procesowe w prowadzeniu postępowań w sprawach cywilnych. więcej >>