W wyniku zarówno rozwoju etyki biznesu, jak i zmian w świadomości polskiego społeczeństwa, coraz większą uwagę przykuwa się do walki z nieprawidłowościami. Początkowo największy nacisk kładziono na zwalczanie naruszeń związanych z praniem pieniędzy, jednakże z biegiem czasu zwrócono uwagę również na kulturę organizacyjną prowadzenia firm.
Z tego artykułu dowiesz się:
Whistleblowing – pojęcie ogólne
Whistleblowing jest procedurą bezpośrednio dotykającą przepisów prawa pracy. Samo pojęcie pojawiło się pod koniec XX wieku w Ameryce, kiedy to ówcześni aktywiści nawoływali do zgłaszania nieprawidłowości (ang. blow the whistle) w funkcjonowaniu korporacji . Międzynarodowa Organizacja Pracy wykreowała definicję brzmiącą następująco:
Whistleblowing to raportowanie przez obecnych lub byłych pracowników o nielegalnych, niewłaściwych, niebezpiecznych lub nieetycznych praktykach pracodawców. Osoby zgłaszające naruszenia są również nazywane sygnalistami (od ang. the whistleblower).
System ochrony osób zgłaszających naruszenia
W celu ochrony osób zgłaszających nadużycia oraz naruszenia prawa powstał system zapewniający ochronę takim osobom. Whistleblowing jest określony w ustawie Prawo bankowe, w ustawie o nadzorze nad rynkiem kapitałowym, w rozporządzeniach Ministra Rozwoju i Finansów oraz w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Co więcej, prawo UE ściśle nakłada na państwa członkowskie obowiązek wdrożenia dyrektywy dotyczącej systemu zgłaszania nieprawidłowości oraz ochrony sygnalistów. Zobowiązuje ona również przedsiębiorców do skutecznej ochrony osób zgłaszających.
W tak zwanej ustawie pralniczej, stanowiącej jedną z podstaw ochrony osób zgłaszających, jasno skonstruowane zostały sankcje za przypadki naruszenia prawa bądź nieprzestrzeganie nałożonych przez ustawę wymogów. W przypadku osób fizycznych kara może wynosić nawet do 21 mln. złotych, natomiast w przypadku osób prawnych lub jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości – około 5 mln. euro lub 10% obrotu. Ustawa ta reguluje również samą procedurę whistleblowingu, jej zakres przedmiotowy, sposób odbierania zgłoszeń, działania ochronne oraz kwestię poufności.
Dane dotyczące zgłaszania nieprawidłowości
Według danych ONZ zgłaszane nadużycia najczęściej dotyczą:
- oszustwa i wyłudzenia;
- korupcji i niegospodarności;
- naruszenia przepisów dotyczących ochrony danych osobowych;
- naruszenia przepisów prawa pracy i zasad BHP.
Zgodnie z przepisami za osobę zgłaszającą informację o naruszeniu (the whistleblower) uważa się:
- osobę zatrudnioną niezależnie od podstawy i formy świadczenia pracy (m.in. umowa o pracę, umowa cywilnoprawnej, kontrakt menadżerski, wolontariatu, stażu, praktyki kontrakt B2B);
- osobę świadczącą pracę na rzecz podmiotów, z którymi pracodawca współpracuje;
- inną osobę zgłaszającą przypadki naruszenia w kontekście związanym z zagadnieniami polskiego prawa pracy (akcjonariusze, wspólnicy, prokurenci itp.).
Ochroną winny być objęte również osoby dokonujące zgłoszenia, których stosunek pracy ustał lub dopiero ma zostać nawiązany w przypadku, gdy informacje na temat naruszenia prawa uzyskano w trakcie procesu rekrutacji.
Dodatkowo, z wyżej wymienionej ochrony korzystać mogą także odpowiednio osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązane ze zgłaszającym.
Do wdrożenia procedury zgłaszania naruszeń oraz do ochrony osób informujących jest zobowiązany coraz szerszy katalog instytucji. Są to nie tylko uczestnicy rynków silnie regulowanych, jak np. instytucje kredytowe czy firmy inwestycyjne, ale również spółki publiczne.
Jak whistleblowing wygląda w praktyce?
W instytucji zobowiązanej do wdrożenia systemu ochrony sygnalistów powinna zostać wyznaczona osoba odpowiedzialna za odbieranie zgłoszeń. Ponadto, powinien powstać anonimowy kanał, za pośrednictwem którego bezpiecznie będą zgłaszane potencjalne nieprawidłowości. Najczęściej są to kanały informatyczne (np. skrzynka mailowa), ale również kanały fizyczne (w postaci tradycyjnej skrzynki pocztowej). Oba sposoby muszą zapewniać anonimowość oraz bezpieczeństwo i poufność danych. Określone winny być także kolejne etapy postępowania po wpłynięciu zgłoszenia – grono osób, które z tego typu zgłoszeniami pracuje, terminy oraz możliwe dalsze kroki. Procedura whistleblowingu ma przede wszystkim na celu objęcie ochroną pracowników oraz innych osób wykonujących czynności na rzecz ww. instytucji, tak więc działania z nią związane muszą być jasno ustalone.
Przetwarzanie danych osobowych w procedurze whistleblowingu
Kwestię przetwarzania danych osobowych w procedurze zgłaszania nieprawidłowości nakreśla Europejski Inspektor Ochrony Danych. Jedną z głównych rekomendacji jest zakaz upubliczniania danych osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa bez jej wyraźnej zgody. Dotyczy to również praw osób “zamieszanych” w whistleblowing – czyli również tych, które są oskarżane o łamanie przepisów prawa. Ponadto, zakres pozyskiwanych danych powinien być zminimalizowany do najbardziej niezbędnych, a w przypadku pozyskania danych nieistotnych – należałoby je niezwłocznie usunąć. Pozyskiwane dane powinny być przechowywane najkrócej jak to możliwe, a już na początkowym etapie procedury każda osoba powinna otrzymać klauzulę informacyjną o ich przetwarzaniu i przechowywaniu.
Mimo, że do niedawna realia polskiego systemu prawnego były dalekie od ochrony osób informujących, to na gruncie prawa europejskiego i w konsekwencji nowych aktów prawa polskiego prężnie się to zmienia. Tym samym legalność funkcjonowania instytucji, jak również warunków pracy w nich oraz przestrzegania przepisów prawa pracy, przechodzi transformację i zmienia się na lepsze.
Jeżeli Twoja firma potrzebuje pomocy przy wdrożeniu systemu zgłaszania nieprawidłowości, masz wątpliwości co do przetwarzania danych osobowych w zakresie tej procedury lub Twoją firmę oskarżono o naruszenia prawa skontaktuj się z naszymi ekspertami.
Zespół Follow Legal