Już w najbliższych dniach – 13 października 2019 r. – wejdą w życie nowe przepisy Ustawy o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, znanej również jako ustawa AML, dotyczące Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (Rejestr). Przedsiębiorcy muszą więc pamiętać o kolejnym obowiązku tj. o zgłoszeniu do Rejestru informacji dotyczących beneficjentów rzeczywistych spółek. Chodzi o wskazanie osób fizycznych, które bezpośrednio lub pośrednio sprawują kontrolę nad spółką. Rejestr będzie jawny a niezgłoszenie informacji przez spółki może wiązać się z nałożeniem na nie bardzo wysokiej kary pieniężnej. Poniżej przygotowaliśmy zestawienie nowych obowiązków nałożonych przez ustawodawcę na przedsiębiorców. Założeniem funkcjonowania kolejnego rejestru dotyczącego przedsiębiorców jest, zgodnie z informacją z Ministerstwa Finansów, zapewnienie przejrzystości obrotu gospodarczego i przeciwdziałanie niedozwolonym transakcjom.
Z tego artykułu dowiesz się:
Kogo dotyczy nowy obowiązek przekazania informacji o beneficjentach rzeczywistych?
Obowiązek przekazania informacji o beneficjentach rzeczywistych do Rejestru oraz obowiązek aktualizowania danych już zgłoszonych został nałożony na spółki prawa handlowego:
- jawne
- komandytowe
- komandytowo-akcyjne
- z ograniczoną odpowiedzialności
- proste spółki akcyjne
- akcyjne, z wyłączeniem spółek publicznych w rozumieniu Ustawy o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych.
Oznacza to, że za zgłoszenie odpowiedzialni będą uprawnieni przedstawiciele wskazanych spółek czyli wspólnicy lub członkowie zarządu.
Jak widać, nowe przepisy nie dotyczą spółek partnerskich.
Kim jest beneficjent rzeczywisty?
Niestety ustawodawca nie ułatwił przedsiębiorcom zadania – ustawowa definicja beneficjenta rzeczywistego jest obszerna i skomplikowana.
W uproszczeniu można stwierdzić, że beneficjentem rzeczywistym będzie osoba lub osoby fizyczne (w tym osoby fizyczne kontrolujące – pośrednio lub bezpośrednio- więcej niż 25% udziałów/akcji w danej spółce), które bezpośrednio lub pośrednio sprawują kontrolę nad daną spółką poprzez uprawnienia, które posiadają. Uprawnienia te pozwalają im na wywieranie decydującego wpływu na działania podmiotu.
Ze względu na rozproszenie kapitałowe i osobowe, szczególnie w odniesieniu do podmiotów zarejestrowanych w innych jurysdykcjach, niejednokrotnie bardzo trudno jest ustalić beneficjentów rzeczywistych. W takich sytuacjach przedsiębiorcy muszą podejmować wiele działań np. analiz prawnych, księgowych czy compliance, które pozwolą im ustalić stan faktyczny.
Jakie informacje podlegają zgłoszeniu?
Spółki będą musiały zgłosić następujące dane do Rejestru:
- w odniesieniu do danych spółek:
- nazwa
- forma organizacyjna
- siedziba
- numer KRS i numer NIP
- w odniesieniu do danych beneficjenta rzeczywistego i wspólnika lub członka zarządu uprawnionego do reprezentacji spółek, które muszą dokonać zgłoszenia do Rejestru:
- imię i nazwisko
- obywatelstwo
- państwo zamieszkania
- numer PESEL albo datę urodzenia – w przypadku osób nieposiadających numeru PESEL
- informację o wielkości i charakterze udziału lub uprawnieniach przysługujących beneficjentowi rzeczywistemu.
Zgłoszone informacje będą podlegały aktualizacji, do której spółka jest zobowiązana w ciągu 7 dni od zaistnienia zmiany.
Co ważne, wraz ze zgłoszeniem powyższych informacji, osoba które będzie dokonywać zgłoszenia będzie musiała złożyć oświadczenie o prawdziwości tych informacji – pod rygorem odpowiedzialności karnej.
Jak i kiedy zgłosić informacje do Rejestru?
Ministerstwo Finansów, które będzie odpowiedzialne za prowadzenie Rejestru, nie wskazało jeszcze gdzie będzie dostępny Rejestr. Przepisy ustawy wskazują jednak, że zgłoszenia do Rejestru będą dokonywane elektronicznie przez osoby uprawnione do reprezentacji spółki. Podobna forma zgłoszenia (zdecydowanie ostatnio bardzo popularna w kontakcie z administracją publiczną) jest stosowana np. na potrzeby zgłoszenia inspektora danych osobowych czy składania oświadczeń o sporządzeniu lokalnej dokumentacji cen transferowych.
Wzór dokumentu zgłoszenia informacji do Rejestru zostanie udostępniony przez Ministerstwo Finansów.
Zgłoszenie, ze względu na formę elektroniczną, będzie podpisywane albo przy wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu z profilu zaufanego ePUAP.
Spółki, które przed 13 października 2019 r. są już wpisane do KRS muszą dokonać zgłoszenia w terminie 6 miesięcy od dnia 13 października 2019 r. tj. do 13 kwietnia 2020 r. Spółki utworzone po 13 października 2019 r. powinny zgłosić informacje w terminie 7 dni od uzyskania wpisu w KRS. Termin 7-dniowy obowiązuje również w przypadku aktualizacji zmian (od daty ich zaistnienia). Co ważne do biegu terminów określonych powyżej nie wlicza się sobót i dni ustawowo wolnych od pracy.
Rejestr, a odpowiedzialność przedsiębiorcy
Przedsiębiorca, który nie dopełni obowiązku zgłoszenia informacji do Rejestru może podlegać bardzo wysokiej karze pieniężnej nawet do 1.000.000 złotych.
Poza karą za niezłożenie informacji – osoby uprawnione do reprezentowania podmiotów (członkowie zarządu/wspólnicy), które będą dokonywać zgłoszenia, mogą zostać pociągnięte do odpowiedzialności karnej za składanie nieprawdziwych oświadczeń, w tym informacji. Zgodnie z kodeksem karnym taka osoba podlega karze od 6 miesięcy do 8 lat pozbawienia wolności.
Co więcej, ze względu na jawność Rejestru, osoby te mogą również ponosić odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną:
- zgłoszeniem nieprawdziwych informacji
- niezgłoszeniem informacji w wymaganym terminie
- niezaktualizowaniem danych,
chyba że szkoda nastąpiła wskutek siły wyższej albo wyłącznie z winy poszkodowanego lub osoby trzeciej, za którą zgłaszający nie ponosi odpowiedzialności.
Warto też wspomnieć, że egzekwowanie przepisów Ustawy faktycznie ma miejsce. Stosunkowo niedawno na stronie Ministerstwa Finansów pojawiła się informacja o nałożeniu kary pieniężnej na Krajowy Integrator Płatności, który występuje jako instytucja obowiązana. Jest to pierwsza kara nałożona na podmiot na gruncie nowej Ustawy. Kara w wysokości 7.700 złotych została nałożona po przeprowadzeniu postępowania odwoławczego, po decyzji wydanej przez Generalnego Inspektora Informacji Finansowej. Ukarany podmiot, na gruncie przepisów Ustawy, zobowiązany był do ustalania beneficjentów rzeczywistych swoich klientów. Niestety nie wykonał tego obowiązku w stosunku do czterech z nich i za to przewinienie został ukarany.
Biorąc pod uwagę złożoność struktur przedsiębiorców zdajemy sobie sprawę, że ustalenie kręgu beneficjentów rzeczywistych nie należy do zadań łatwych. Jeśli masz wątpliwości jak ustalić beneficjentów rzeczywistych Twojej spółki lub jak prawidłowo dokonać zgłoszenia i aktualizacji danych skontaktuj się z naszymi ekspertami.
Paulina Machowicz Legal Business Partner / Compliance Oficer
Paulina jest wieloletnim ekspertem w dziedzinie obsługi prawnej przedsiębiorców. Przez ponad 5 lat zdobywała doświadczenie jako menadżer obsługi korporacyjnej oraz prawnik in-house w jednym z wiodących polskich banków uniwersalnych. Pracując w międzynarodowej korporacji, obsługiwała działającą w na rynku polskim grupę kapitałową podmiotów z branży finansowej. Nadzorowała organizację pracy zarządów, rad nadzorczych oraz zgromadzeń akcjonariuszy/wspólników. Doradzała wielu wiodącym na rynku przedsiębiorcom z branży contact center, e-commerce i cloud solutions. więcej >>