Koniec roku obrotowego to dla zarządów spółek z ograniczoną odpowiedzialnością czas podsumowań, sprawozdań i decyzji, które mogą mieć kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa całej organizacji – również osobistego bezpieczeństwa menedżerów. To właśnie w tym okresie ujawniają się zaległości płatnicze, ryzyka finansowe i nieprawidłowości w zarządzaniu, które – jeśli zostaną zignorowane – mogą prowadzić do odpowiedzialności członków zarządu za zobowiązania spółki.
Z punktu widzenia prawa gospodarczego, zarząd nie odpowiada za długi spółki co do zasady – to przecież spółka z o.o. jest osobą prawną posiadającą własny majątek. Jednak w określonych sytuacjach, przewidzianych przez art. 299 Kodeksu spółek handlowych, członkowie zarządu mogą ponieść odpowiedzialność osobistą, a nawet karną (na podstawie art. 586 KSH). Dlatego pod koniec roku, gdy spółka analizuje swoje zobowiązania i wyniki finansowe, zarząd powinien szczególnie uważnie przyjrzeć się sytuacji majątkowej przedsiębiorstwa.
Z tego artykułu dowiesz się:
Odpowiedzialność cywilna zarządu – art. 299 KSH
Zgodnie z art. 299 § 1 KSH, członkowie zarządu odpowiadają solidarnie za zobowiązania spółki, jeżeli egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna. W praktyce oznacza to, że jeśli firma popadnie w trudności finansowe, a majątek spółki nie wystarczy na pokrycie długów, wierzyciel może dochodzić należności bezpośrednio od członków zarządu – z ich prywatnego majątku.
Co istotne, odpowiedzialność ta nie jest automatyczna. Zarząd może się z niej uwolnić, jeśli wykaże, że:
- we właściwym czasie złożył wniosek o ogłoszenie upadłości lub wszczął postępowanie restrukturyzacyjne,
- niewszczęcie postępowania nastąpiło nie z jego winy,
- wierzyciel nie poniósł szkody wskutek braku takiego wniosku.
To oznacza, że kluczowym elementem zarządzania ryzykiem prawnym jest szybka reakcja na problemy płynnościowe. Czekanie do momentu, gdy spółka staje się całkowicie niewypłacalna, to najczęstszy błąd, który kosztuje członków zarządu utratę osobistego majątku.
Kiedy zarząd powinien podjąć działania
Jednym z najważniejszych obowiązków zarządu jest monitorowanie kondycji finansowej spółki. Przepisy prawa nie precyzują jednoznacznie, kiedy zarząd powinien złożyć wniosek o upadłość, jednak orzecznictwo i praktyka wskazują, że powinno to nastąpić niezwłocznie po wystąpieniu stanu niewypłacalności, czyli w sytuacji, gdy spółka nie jest w stanie regulować swoich zobowiązań przez okres przekraczający trzy miesiące.
W praktyce koniec roku to moment, w którym wiele firm ujawnia ujemny kapitał własny lub utratę płynności. Jeżeli zarząd zignoruje te sygnały i nie podejmie działań (np. restrukturyzacji, zastrzyku kapitału lub wniosku o upadłość), członkowie zarządu narażają się na osobistą odpowiedzialność.
Warto też pamiętać, że nie tylko formalne złożenie wniosku o upadłość ma znaczenie – liczy się również udokumentowanie działań, które świadczą o tym, że zarząd reagował na zagrożenie, np. poprzez zlecenie analizy finansowej, audytu prawnego czy negocjacje z wierzycielami.
Odpowiedzialność karna – art. 586 KSH
Obok odpowiedzialności cywilnej, członkowie zarządu mogą również ponieść odpowiedzialność karną. Zgodnie z art. 586 KSH, kto będąc członkiem zarządu lub likwidatorem, nie zgłasza wniosku o upadłość spółki pomimo zaistnienia warunków do jej ogłoszenia, podlega karze grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
To przepis o charakterze prewencyjnym – ma skłonić menedżerów do odpowiedzialnego i aktywnego działania w sytuacjach kryzysowych. W praktyce jednak często bywa przywoływany przez organy ścigania w postępowaniach dotyczących tzw. upadłości wtórnej, czyli wtedy, gdy niewypłacalność spółki ciągnie za sobą inne podmioty i kontrahentów.
Zarząd a odpowiedzialność za podatki i składki
Nie można zapominać, że członkowie zarządu spółki mogą również odpowiadać za zobowiązania publicznoprawne, w tym podatki i składki ZUS. Na podstawie art. 116 Ordynacji podatkowej, organ podatkowy może orzec odpowiedzialność członków zarządu, jeżeli egzekucja wobec spółki okaże się bezskuteczna.
Podobnie jak w przypadku art. 299 KSH, zarząd może uwolnić się od tej odpowiedzialności, jeżeli udowodni, że złożył wniosek o upadłość we właściwym czasie lub nie ponosi winy za zaniechanie. To kolejny powód, dla którego koordynacja między działem finansowym, księgowym a prawnym ma kluczowe znaczenie – zwłaszcza pod koniec roku.
Prewencja – jak zabezpieczyć zarząd przed ryzykiem
Odpowiedzialność członków zarządu to nie wyrok – można się przed nią skutecznie chronić. Praktyka pokazuje, że firmy, które prowadzą stałą obsługę prawną, regularnie analizują swoją sytuację i wdrażają procedury compliance, rzadko mają problemy z odpowiedzialnością osobistą menedżerów.
Warto wdrożyć:
- cykliczne audyty prawne i finansowe,
- monitoring płynności i wczesne ostrzeganie o zagrożeniach,
- procedury dokumentowania decyzji zarządu (np. notatki z posiedzeń, raporty finansowe),
- ubezpieczenie D&O (Directors and Officers) chroniące członków zarządu przed skutkami finansowymi roszczeń.
Koniec roku to doskonały moment, aby przeprowadzić wewnętrzny „audyt odpowiedzialności zarządu” – ocenić, czy wszystkie decyzje, umowy i sprawozdania są zgodne z prawem i czy spółka jest przygotowana na nowy rok bez ryzyk prawnych.
Podsumowanie
Członkowie zarządu spółki z o.o. odpowiadają nie tylko za wyniki finansowe, ale także za zgodność działania firmy z przepisami prawa. W praktyce o ich odpowiedzialności często decyduje jedno – czy zareagowali na czas.
Dlatego koniec roku to moment, w którym każdy zarząd powinien zadać sobie pytanie:
„Czy nasza spółka jest w stanie terminowo regulować zobowiązania i czy mamy dokumentację potwierdzającą, że działaliśmy z należytą starannością?”
Regularny przegląd sytuacji prawno-finansowej, wsparcie doradców i wdrożenie procedur compliance pozwalają uniknąć najpoważniejszych ryzyk – zarówno dla firmy, jak i dla osób zarządzających.
Jeśli masz pytania lub wątpliwości, skontaktuj się z naszymi ekspertami, aby skorzystać z fachowego wsparcia.
Zespół Follow Legal