Z tego artykułu dowiesz się:
Przekształcenie umów cywilnoprawnych w umowy o pracę
Projektowane zmiany mają umożliwić PIP kontrolę zleceniodawców i przedsiębiorstw współpracujących z innymi firmami na podstawie kontraktów B2B. Kontrole te będą miały na celu przede wszystkim weryfikację zasadności stosowania umowy cywilnoprawnej i sprawdzenie, czy nie zastępuje ona sztucznie umowy o pracę. Co istotne, zgodnie z brzmieniem projektu, kontrole będą mogły dotyczyć sytuacji również sprzed roku, a możliwość kontroli wstecznej nie została wyłączona w 2026 roku – nie wiadomo jak w praktyce będzie wyglądać stosowanie tego przepisu, lecz potencjalnie nie można wykluczyć wstecznej kontroli w 2026 roku za rok 2025.
Okręgowy Inspektor Pracy zyska nowe uprawnienie do wydawania decyzji przekształcających umowy cywilnoprawne w umowy o pracę. Będzie mógł jednak cały czas skorzystać ze standardowej procedury skierowania sprawy do sądu pracy.
Decyzja przekształcająca będzie określać rodzaj umowy o pracę, pracy, czas jej zawarcia, datę rozpoczęcia pracy, wymiar czasu pracy, miejsce pracy oraz wynagrodzenie pracownika. Okręgowy Inspektor Pracy będzie mógł stwierdzić istnienie stosunku pracy maksymalnie do trzech lat, licząc od dnia wszczęcia postępowania. Zgodnie z projektem zmian, wydane decyzje przekształcające w zakresie skutków umowy o pracę na przyszłość mają być skuteczne natychmiast czyli już od dnia doręczenia decyzji pracodawcy (będą więc od razu wywoływać skutek w zakresie uprawnień pracowniczych, oskładkowania ZUS czy płacenia zaliczek na podatek PIT).
Rygor natychmiastowej wykonalności decyzji może zostać uchylony przez Głównego Inspektora Pracy (lub sąd pracy – jeśli Główny Inspektor Pracy z tego uprawnienia nie skorzystał), a w ich miejsce można będzie orzec “tymczasowe warunki wykonywania decyzji” – jest to nowe pojęcie w procedurze i ciężko na tym etapie stwierdzić, czym konkretnie będzie się to różnić od rygoru natychmiastowej wykonalności. Można się jedynie domyślać, że Główny Inspektor Pracy (lub sąd) określi ograniczony zakres obowiązków, które wynikałyby z rygoru natychmiastowej wykonalności. Co istotne, uprawnienie to jest jedynie możliwością, zatem ani Główny Inspektor Pracy ani sąd nie muszą orzekać “tymczasowych warunków wykonywania decyzji” – mogą poprzestać na uchyleniu rygoru natychmiastowej wykonalności.
Nowa procedura sądowa
Od decyzji Okręgowego Inspektora Pracy będzie przysługiwać odwołanie do Głównego Inspektora Pracy. Główny Inspektor Pracy będzie mógł wydać decyzję utrzymującą lub uchylającą decyzję Okręgowego Inspektora Pracy lub będzie mógł umorzyć postępowanie. Jeśli Główny Inspektor Pracy utrzyma w mocy dotychczasową decyzję, przedsiębiorcą będzie uprawniony do złożenia odwołania – tym razem do sądu pracy. Oba projekty nowelizacji przewidują wprowadzenie do Kodeksu Postępowania Cywilnego nowych, odrębnych zasad w zakresie postępowania odwoławczego w tym zakresie.
Nowe zasady przede wszystkim uniemożliwiają:
- skorzystanie z rozstrzygnięcia sprawy przez sąd polubowny
- zawarcie ugody, jeśli Główny Inspektora Pracy nie wyraża na to zgody.
Stosunek pracy mimo uchylenia decyzji?
Mimo uchylenia decyzji przez Głównego Inspektora Pracy (lub przez sąd), uznaje się, że stwierdzony w decyzji stosunek pracy trwał od dnia doręczenia pracodawcy decyzji do dnia:
- jej uchylenia przez Głównego Inspektora Pracy albo
- uprawomocnienia się orzeczenia sądu albo
- rozwiązania stosunku pracy, jeśli rozwiązanie to nastąpiło przed wydaniem prawomocnego orzeczenia.
W najnowszej wersji projektu zmian z 4 listopada 2025 r., ustawodawca dodał zastrzeżenie, że nie ogranicza to możliwości skierowania roszczeń przeciwko Skarbowi Państwa za wydanie decyzji niezgodnej z prawem. Oznacza to, że pracodawcy mogą potencjalnie odzyskać niesłusznie zapłacone składki z tego tytułu, będzie wymagało to jednak wszczęcia osobnego postępowania sądowego.
Inne ułatwienia dla organów
Cały proces zostanie dodatkowo usprawniony poprzez zacieśnienie współpracy pomiędzy PIP, a Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Krajową Administracją Skarbową. ZUS ma prowadzić platformę dostępną dla wszystkich trzech urzędów, która będzie umożliwiać szybszą i bardziej efektywną wymianę informacji pomiędzy nimi.
Dodatkowo, projekt ustawy nowelizującej przewiduje wprowadzenie kontroli zdalnych, a zatem będzie możliwość przeprowadzenia oględzin za pomocą środków komunikacji na odległość. Dokumenty również będą mogły być przekazywane w postaci elektronicznej. Postać elektroniczną będzie mogła przybrać również decyzja przekształcająca umowę cywilnoprawną w umowę o pracę.
Prowadzenie kontroli lub poszczególnych czynności kontrolnych w sposób zdalny będzie się mogło odbyć tylko przy użyciu środków technicznych i organizacyjnych zapewniających odpowiedni poziom bezpieczeństwa w systemach teleinformatycznych, w szczególności poufność, dostępność i integralność transmisji danych, z zastosowaniem mechanizmów kryptograficznych.
Większe kary
Ustawa przewiduje również dwukrotne zwiększenie kar przewidzianych w Kodeksie Pracy za naruszenie przepisów prawa pracy. Nowy limit kar grzywny z Kodeksu Pracy będzie wynosił od 2.000 zł do 60.000 zł. Wprowadzono również dodatkową karę za naruszenie zakazu niekorzystnego traktowania pracownika z powodu wydania decyzji, w tym również wypowiedzenia umowy o pracę z tego powodu. Ponadto, dwukrotnie zwiększają się również limity kwotowe kar grzywny przewidziane w Kodeksie Postępowania w sprawach Wykroczeń.
Czy zmiany faktycznie wejdą w życie?
Krajowy Plan Odbudowy w swoich kamieniach milowych wymusza na Polsce przyjrzenie się strukturze zatrudnienia w naszym kraju. Należy się zatem spodziewać, że zmiany dotyczące przyznania PIP uprawnienia do wydawania decyzji przekształcających umowy cywilnoprawne w umowy o pracę, kontroli zdalnych oraz podwyższenia kar, faktycznie wejdą w życie w 2026 roku – KPO jako termin wdrożenia tych zmian wskazała 30 czerwca 2026 roku. Dotychczasowe projekty przewidują jeszcze wcześniejsze obowiązywanie zmian – planowany termin to styczeń 2026 roku.
Jak przygotować się do zmian?
Zakładając, że zmiany wejdą w życie planowanym terminie oraz biorąc pod uwagę brak ostatecznej wersji projektu zmian, warto by każdy przedsiębiorca, zwłaszcza opierający swoją strukturę zatrudnienia na umowach cywilnoprawnych, przyjrzał się swoim umowom i sposobie ich wykonywania. Rekomendujemy przeprowadzenie audytów takich umów oraz weryfikację struktur organizacyjnych. Warto działać zawczasu!
Jeśli potrzebujesz pomocy w zakresie weryfikacji umów kadrowych i sposobu ich wykonywania, skontaktuj się z naszymi ekspertami.
r.pr. Klaudia Jurga