W dobie rozwoju e-commerce przetwarzanie danych osobowych klientów stało się nieodzownym elementem prowadzenia biznesu online. Zgromadzone dane pozwalają na realizację zamówień, obsługę płatności, a także działania marketingowe. Jednak wraz z przetwarzaniem danych pojawia się obowiązek ich odpowiedniego przechowywania i zabezpieczenia, a także przestrzegania zasad wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych, w tym RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych). Jednym z kluczowych aspektów, którym muszą sprostać przedsiębiorcy prowadzący sklepy internetowe, jest ustalenie okresu retencji danych, czyli tego, jak długo mogą one być przechowywane i przetwarzane.
Z tego artykułu dowiesz się:
Czym jest retencja danych?
Retencja danych odnosi się do okresu, przez jaki przedsiębiorca może przechowywać dane osobowe klientów. Zgodnie z zasadą minimalizacji, przetwarzanie danych osobowych powinno być ograniczone do niezbędnego minimum – zarówno w zakresie gromadzenia informacji, jak i czasu ich przechowywania. Oznacza to, że dane nie mogą być przetrzymywane dłużej, niż jest to konieczne do realizacji celów, dla których zostały zgromadzone. W momencie, gdy dane nie są już potrzebne, przedsiębiorca ma obowiązek je usunąć.
Podstawy prawne retencji danych
Podstawowe przepisy dotyczące retencji danych wynikają z RODO, które obowiązuje w całej Unii Europejskiej, w tym w Polsce. Art. 5 RODO wprowadza zasadę ograniczenia przechowywania, która mówi, że dane osobowe muszą być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, tylko przez okres niezbędny do celów, dla których są przetwarzane.
Przedsiębiorcy muszą więc określić jasne zasady przechowywania danych, z uwzględnieniem okresu ich retencji w regulaminach i politykach prywatności.
Jak ustalić okres przechowywania danych w e-commerce?
Okres retencji danych osobowych w e-commerce zależy od celu, w jakim dane są przetwarzane. Oto kilka kluczowych celów, które wpływają na długość przechowywania danych:
- Realizacja zamówienia
Dane osobowe, takie jak imię, nazwisko, adres dostawy czy dane kontaktowe, są niezbędne do realizacji zamówienia. W tym przypadku dane można przechowywać do czasu zrealizowania zamówienia, a także przez okres, w którym klient może zgłosić roszczenia związane z rękojmią lub gwarancją. W Polsce termin ten wynosi zazwyczaj 2 lata od dnia wydania towaru, jednak może być przedłużony, jeśli wynika to z umowy.
- Obowiązki podatkowe i księgowe
Zgodnie z przepisami podatkowymi, dane związane z transakcjami handlowymi, takie jak faktury, muszą być przechowywane przez okres 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy. Przedsiębiorcy mają zatem obowiązek archiwizowania danych przez ten okres, nawet jeśli klient nie korzysta już z usług sklepu.
- Marketing bezpośredni
W przypadku, gdy dane osobowe są wykorzystywane do celów marketingowych, okres ich przechowywania zależy od zgody udzielonej przez klienta. Warto zaznaczyć, że konsument ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę na przetwarzanie jego danych w celach marketingowych, a przedsiębiorca musi zaprzestać ich przetwarzania.
- Reklamacje i roszczenia
Dane klientów mogą być przetwarzane do celów związanych z rozpatrywaniem reklamacji, a także ochroną przed ewentualnymi roszczeniami. Przykładowo, jeśli klient zgłosi roszczenie z tytułu rękojmi, sklep ma prawo przetwarzać dane przez okres, w którym reklamacja jest rozpatrywana, a także przez czas, w którym istnieje możliwość zgłoszenia roszczeń.
- Zgoda na przetwarzanie danych
Jeśli dane osobowe są przetwarzane na podstawie zgody klienta, np. w celu zapisania się na newsletter, to takie dane mogą być przechowywane do momentu, kiedy zgoda zostanie cofnięta. Klient ma prawo w każdej chwili wycofać zgodę, co obliguje sklep do natychmiastowego usunięcia danych.
Retencja a prawo do bycia zapomnianym
Jednym z fundamentalnych praw przysługujących konsumentom na mocy RODO jest prawo do bycia zapomnianym (art. 17 RODO). Oznacza to, że klient ma prawo żądać usunięcia swoich danych osobowych, jeśli ich dalsze przetwarzanie nie jest już konieczne do realizacji celu, dla którego zostały zgromadzone. E-commerce musi zapewnić konsumentom możliwość skorzystania z tego prawa.
Jednak prawo do bycia zapomnianym nie jest absolutne. Przedsiębiorca może odmówić usunięcia danych w sytuacjach, gdy istnieje obowiązek prawny do ich przechowywania – na przykład w celach podatkowych lub księgowych.
Sankcje za nieprawidłową retencję danych
Nieprzestrzeganie zasad dotyczących retencji danych osobowych może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych. Na przedsiębiorców, którzy nie usuwają danych osobowych w odpowiednim czasie lub przechowują je dłużej niż jest to konieczne, mogą zostać nałożone wysokie kary administracyjne. W Polsce organem nadzorującym przestrzeganie RODO jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), który może nałożyć karę finansową nawet do 20 milionów euro lub 4% rocznego globalnego obrotu firmy.
Jak prawidłowo zarządzać retencją danych?
Aby prawidłowo zarządzać retencją danych osobowych, przedsiębiorcy prowadzący sklepy internetowe powinni wdrożyć kilka kluczowych kroków:
- Określenie celów przetwarzania – W polityce prywatności oraz regulaminie sklepu należy jasno określić cele przetwarzania danych osobowych oraz wskazać, jak długo dane będą przechowywane.
- Wdrożenie polityki retencji danych – Sklepy internetowe powinny opracować wewnętrzną politykę retencji danych, która określi zasady i okresy przechowywania danych dla różnych celów.
- Regularna weryfikacja danych – Przedsiębiorcy powinni regularnie przeglądać swoje bazy danych i usuwać te dane, które nie są już potrzebne do realizacji celów przetwarzania.
- Zapewnienie zgodności z RODO – Ważne jest, aby przedsiębiorcy monitorowali zmieniające się przepisy prawa i dostosowywali swoje procedury do nowych regulacji.
Podsumowanie
Przetwarzanie danych osobowych klientów w e-commerce wiąże się z obowiązkiem przestrzegania zasad retencji danych. Przedsiębiorcy muszą świadomie określić, jak długo mogą przechowywać dane klientów, uwzględniając cel przetwarzania oraz przepisy prawa. Nieprzestrzeganie tych zasad może prowadzić do poważnych konsekwencji, dlatego tak ważne jest, aby sklepy internetowe wdrożyły odpowiednie polityki retencji danych oraz regularnie monitorowały ich zgodność z obowiązującymi przepisami.
Nasz zespół profesjonalnie pomaga na każdym etapie prowadzenia firmy. Skontaktuj się z naszymi ekspertami, aby skorzystać z fachowego wsparcia.
Zespół Follow Legal