Follow Legal » Prawo spółek » Praca zdalna w obliczu koronawirusa

Dzisiejszy rozwój komunikacji elektronicznej sprawia, że znaczną część pracy można wykonywać bez konieczności pojawiania się w biurze. Rozwiązanie to wykorzystuje coraz więcej firm, zezwalając zatrudnionym lub współpracującym osobom na tzw. pracę z domu (home office, praca zdalna, telepraca). Jeszcze kilka lat temu pracodawcy nie dopuszczali wykorzystywania pracy zdalnej przez pracowników (głównie ze względu na brak zaufania do pracowników) i bardzo bardzo restrykcyjnie podchodzili do rozliczania z czasu pracy.

Z tego artykułu dowiesz się:

Pracodawcy w celu dyscyplinowania swoich pracowników często nakładali na nich kary porządkowe. W ostatnim czasie coraz więcej pracodawców oczekuje od pracowników efektywnej pracy także z trybie zdalnym, a nie spędzania określonej liczby godzin w firmie.
Trzeba jednak wspomnieć, że pracodawcy decydując się na wprowadzenie pracy zdalnej staje przed pytaniem czy forma pracy z domu została uregulowana przepisami i jak zgodnie z prawem można wprowadzić ją w przedsiębiorstwie.

Na czym polega praca zdalna – home office

W obecnym stanie prawnym (za wyjątkiem Ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych zwanej specustawą w sprawie koronawirusa, o czym opowiem w dalszej część) żaden przepis nie definiuje ani tym bardziej nie reguluje bezpośrednio pracy w trybie pracy zdalnej tzw. home office. Praca zdalna oznacza, że – w porozumieniu z pracodawcą – pracownik wykonuje część lub wszystkie swoje obowiązki służbowe o charakterze biurowym zdalnie w domu lub w innym wybranym przez siebie miejscu. Ta forma współpracy nie jest przeznaczona jedynie dla pracowników zatrudnianych w oparciu o umowę o pracę, a może dotyczyć wszystkich form współpracy z pracownikami. Pracodawcy decydujący się na wprowadzenie pracy zdalnej muszą bez wątpienia przeprowadzić analizę jak odpowiednio zabezpieczyć przy jej wprowadzeniu przetwarzane przez pracowników dane oraz informacje . Wymaga zaznaczenia, że praca w trybie zdalnym to nie praca w systemie telepracy.

Co to jest telepraca

Praca w formie telepracy została unormowana i wprowadzona do kodeksu pracy w dniu 16 października 2007 r. W myśl z art. 67 [5] kodeksu pracy, telepraca polega na regularnym wykonywaniu pracy poza zakładem pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Telepracownikiem jest więc pracownik, który wykonuje pracę w powyższych warunkach. Następnie pracownik ten przekazuje pracodawcy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, wyniki swojej pracy. Pracę w systemie telepracy charakteryzuje:

  1. regularność wykonywania pracy (systematyczność)
  2. wykonywanie pracy poza zakładem pracy (swoboda wyboru miejsca np. praca z domu)
  3. wykonywanie pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.

Czy wiesz, że..
Zgodnie z kodeksem pracy telepraca musi być wykonywana z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu Ustawy z 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Zgodnie z art. 2 pkt 5 Ustawy są to rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności poczty elektronicznej.

Obowiązki i prawa telepracownika

Pracodawcy muszą pamiętać, że telepracownik musi być traktowany tak samo jak pozostali pracownicy, którzy na co dzień swoją pracę wykonują w biurze. Na czym polega równe traktowanie takich pracowników? Należy brać pod uwagę przede wszystkim jednolite warunki w zakresie: awansu, zatrudnienia czy szkoleń. Pracodawca nie może również dyskryminować telepracownika w żadnym innym zakresie. Nie możemy jednak zapominać, że telepracownik musi spełniać swoje obowiązki tak jakby pracował w trybie tradycyjnym jak pozostali pracownicy wykonujący pracę w zakładzie pracy. Dodatkowo warto podkreślić, że pracodawca ma prawo kontrolować telepracownika pod różnymi względami. Kontrola może odbyć się w miejscu wykonywania telepracy. Kontrola taka odbywa się po wyrażeniu przez pracownika zgody. W przypadku, gdy praca wykonywana jest w domu telepracownika, ograniczony jest zakres kontroli BHP (art. 67 [7] kodeksu pracy).

Jakie są różnice pomiędzy home office a telepracą

Przede wszystkim główną różnicą pomiędzy pracą w trybie home office a telepracą jest regularność jej wykonywania. Jak wskazują przepisy kodeksu pracy, telepracownik wykonuje pracę poza zakładem regularnie i jest to normalny sposób świadczenia pracy. Następnie przekazuje pracodawcy wyniki swojej pracy przy zastosowaniu środków komunikacji elektronicznej. Z kolei charakter pracy w trybie home office ma charakter jedynie okazjonalny, po ustaleniu jej wcześniejszych zasad z pracodawcą. Należy pamiętać, że praca w formie telepracy powinna mieć odpowiedni charakter tzn., że wykonywane przez pracownika obowiązki pozwalają na jej zastosowanie. Przykładowo pracownik zatrudniony jako sprzedawca w sklepie nie może zostać zatrudniony w formie telepracy, bo nie jest to po prostu fizycznie możliwe. Natomiast osoba pracująca w systemie home office pracuje zarówno w zakładzie pracy (biurze), jak i w domu i to tylko w zakresie uzgodnionym z pracodawcą.

Praca zdalna w specustawie dot. koronawirusa

Ustawa z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych dotycząca koronawirusa wprowadziła dodatkowe prawa dla pracodawców – możliwość zlecenia pracownikowi pracy zdalnej. Możliwość taka nie była wcześniej uregulowana w żadnym akcie prawnym. Artykuł 3 specustawy wskazuje, że w celu przeciwdziałania rozprzestrzenianiu się wirusa COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna). Przepisy specustawy nie precyzują jednak dokładnie, na jaki czas pracodawca może wyrazić zgodę pracownikowi na pracę w trybie home office.

Specustawa nie reguluje także, na jakich zasadach zatrudniony powinien pracować w domu. Kwestia ta pozostaje więc do ustalenia w trybie porozumienia pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Wprowadzone rozwiązanie na pewno jest sporym ułatwieniem dla pracowników w dobie kryzysu jaki nas spotkał tj. w czasie zagrożenia epidemicznego, które bez wątpienia jest okolicznością nadzwyczajną. Należy też podkreślić, że niestety nie każdy rodzaj pracy kwalifikuje się do trybu home office.

Wielu pracowników zadaje pytania czy mogą odmówić pracy w trybie zdalnym. W świetle przepisów kodeksu pracy obowiązkiem pracownika jest stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę – zgodnie z art. 100 § 1 kodeksu pracy. W takim brzmieniu przepisów wydaje się, że polecenie pracodawcy jest wiążące dla pracownika.

Ustawodawca przewidział jeszcze jedno rozwiązanie dla pracowników, którzy nie mogą skorzystać z rozwiązania pracy w formie zdalnej. Wskazana powyżej specustawa w art. 4 przewiduje dodatkowy zasiłek dla rodziców, którzy będą musieli zająć się swoimi dziećmi w razie zamknięcia przedszkola, żłobka czy szkoły. Ustawa koronawirusowa daje dodatkowe 14 dni w sytuacji, gdy instytucja zostanie zamknięta z powodu zagrożenia koronawirusem. Jest to tej samej wysokości zasiłek, co chorobowy – czyli 80% podstawy wymiaru. Zasiłek w sytuacji zamknięcia przedszkola, żłobka czy szkoły z powodu koronawirusa przysługuje tylko rodzicom dzieci, które mają nie więcej niż 8 lat. Należy podkreślić, że zarówno dodatkowy zasiłek jaki i możliwość pracy zdalnej, o których mówi specustawa, może być wykorzystany w terminie 180 dni od daty wejścia ustawy.

Bez wątpienia sytuacja związana z koronawirusem jest sytuacją nową dla pracodawców, którzy stoją w obliczu wyzwań związanych z wprowadzeniem pracy zdalnej lub telepracy. Prace ustawodawcy nad szczegółowymi regulacjami dla przedsiębiorców nadal trwają. Na dzień opublikowania niniejszego artykułu opublikowane zostały:

  1. Wytycznymi Państwowej Inspekcji Pracy w sprawie pracy zdalnej
  2. Zaleceniami Ministerstwa Rozwoju dla zakładów pracy w związku z rozprzestrzenianiem się koronawirusa
  3. Rozporządzeniem Ministra Zdrowia w sprawie ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego

Zapoznanie się z powyższymi wytycznymi i przepisami jest dla przedsiębiorców bardzo ważne w kontekście prawidłowego zorganizowania pracy zdalnej w stanie zagrożenia epidemicznego.

Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości związane z tym jak wprowadzić w Twoim przedsiębiorstwie pracę zdalną lub telepracę oraz jeśli chcesz dowiedzieć się jakie obowiązki spoczywają na pracodawcy w czasie wprowadzenia szczególnych przepisów na czas obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego zapraszam do kontaktu z naszymi ekspertami.


Karolina Wolny

Radca prawny