Od kilku lat zagadnienie compliance oraz zawód compliance officera stają się coraz bardziej popularne. Wraz z zapowiedzią przyjęcia nowej ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych, rynek przypomniał sobie o funkcji compliance oraz rozpoczęła się gorąca dyskusja na temat roli compliance w przedsiębiorstwie. Na czym jednak w praktyce polega compliance i czy jest ono niezbędne? Poniżej przedstawiam najważniejsze zagadnienia związane z tym obszarem funkcjonowania rzetelnego przedsiębiorstwa.
Z tego artykułu dowiesz się:
Compliance – definicja
Przed rozpoczęciem wdrożenia wewnętrznej regulacji prawnej warto wiedzieć, czym jest compliance. Tłumaczenie tego słowa to „spełnienie”, co w praktyce oznacza zgodność z istniejącymi przepisami prawnymi. Przedsiębiorstwo, które wprowadza do swojej działalności model compliance, nie tylko zobowiązuje się do stosowania określonych rozwiązań. To szeroko zakrojony system etyczny działający na bardzo wielu płaszczyznach. System ten ma zapewnić, że firma będzie funkcjonowała zgodnie z przepisami prawa. Takie działanie przedsiębiorstwa ma chronić przedsiębiorstwo przed karami czy stratami pieniężnymi w razie wystąpienia problemów wynikających z np. naruszenia przepisów prawa.
Czy wiesz, że..
osoba zajmująca się regulacjami prawnymi wewnątrz danej firmy to compliance officer? Osoba będąca compliance officerem ma za zadanie dokonywać analiz ryzyka, edukować pracowników danego przedsiębiorstwa, przyjmować zgłoszenia dotyczące nadużyć oraz projektować razem z przedstawicielami biznesu mechanizmy zwalczania i przeciwdziałania naruszeniom przepisów..
Dział compliance – czym się zajmuje?
Bardzo istotna z punktu widzenia każdego przedsiębiorcy jest świadomość, że pojęcie compliance jest niezwykle szerokie. Oznacza to, że zakres działań prawidłowo działającego systemu compliance jest bardzo złożony i przenika każdy aspekt działalności przedsiębiorstwa. Głównym dążeniem jednostek zajmujących się compliance w przedsiębiorstwie jest wdrażanie mechanizmów, których skuteczność będzie mitygować ryzyko braku zgodności. Trzeba pamiętać, że ryzyko braku zgodności musi być pod stałą kontrolą, w przeciwnym razie firma może być narażona na poważne problemy prawne.
Dla lepszego zrozumienia funkcji compliance oraz działań podejmowanych przez compliance officerów, poniżej przedstawiam cztery koncepcje funkcji compliance:
- compliance jako zapewnianie zgodność
System compliance to część systemu kontroli wewnętrznej. Compliance wykrywa braki zgodności w całym przedsiębiorstwie i projektuje mechanizmy, które pomogą im zapobiegać. W firmie wprowadzone zostają mechanizmy kontrolne.
- compliance jako zarządzanie ryzykiem braku zgodności
Pochodna zarządzania ryzykiem operacyjnym. Polega na stałym analizowaniu poziomu ryzyka oraz proponowaniu rozwiązań, które mogłyby je znacząco obniżyć.
- compliance jako doradztwo
System compliance działający jako wsparcie prawne umożliwiające przedsiębiorstwu działanie zgodnie z regulacjami prawnymi.
- compliance jako audyt
Jednostka compliance działająca jako zewnętrzny oraz wewnętrzny audytor w zakresie działania różnych obszarów przedsiębiorstwa zgodnie z przepisami.
Jak wdrożyć compliance?
Żeby system compliance mógł przynosić jak najlepsze korzyści, system ten powinien działać na dwóch płaszczyznach: wewnętrznej i zewnętrznej. Działania wewnętrzne powinny obejmować takie elementy jak przygotowanie regulaminów i kodeksów postępowania (które zostaną przyjęte do stosowania np. w formie uchwały zarządu spółki dla zwiększenia wagi ich stosowania i zapewnienia obowiązywania tych regulacji na wszystkich poziomach kadrowych począwszy od kadry kierowniczej). Wszyscy pracownicy, nawet ci najbardziej szeregowi, powinni być edukowani w zakresie swoich obowiązków, tak aby wiedzieli, że podejmowane przez nich decyzje oddziałują na całe przedsiębiorstwo i mogą mieć wymierne konsekwencje prawne.
Działania zewnętrzne w zakresie compliance to przede wszystkim uczciwość wobec kontrahentów, klientów i instytucji prawnych. Wszelkie umowy powinny być zawierane w zgodzie z prawem. Przedsiębiorstwo musi dbać o ochronę danych osobowych i zachowanie tajemnic zawodowych. Istotne jest również zwalczanie prób manipulacji, szczególnie finansowych czy działania etyczne podejmowane przez przedsiębiorców.
Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości związane z tym czy powinieneś powołać compliance officera lub jednostkę odpowiedzialną za compliance, a także jeśli potrzebujesz pomocy w zaprojektowaniu systemu compliance i niezbędnej dokumentacji odpowiadającej specyfice Twojego biznesu zapraszam do kontaktu z naszymi ekspertami.
Zespół Follow Legal