+48 517 204 402
Od 12 lipca 2026 r. wykonawcy ubiegający się o zamówienia publiczne mogą korzystać z nowego rozwiązania – certyfikacji wykonawców. Jej podstawowe założenie jest proste: zamiast w kolejnych postępowaniach wielokrotnie wykazywać te same okoliczności dotyczące firmy, wykonawca może poddać się wcześniejszej weryfikacji i posługiwać się uzyskanym certyfikatem.
Dla przedsiębiorstw regularnie uczestniczących w przetargach może to oznaczać mniej dokumentów, sprawniejsze przygotowanie ofert i ograniczenie ryzyka związanego z każdorazowym kompletowaniem podmiotowych środków dowodowych. Certyfikat nie jest jednak uniwersalną „przepustką do przetargów”. Jego znaczenie zależy od zakresu udzielonej certyfikacji, wymagań konkretnego postępowania oraz od tego, czy sytuacja wykonawcy nie zmieniła się od momentu uzyskania certyfikacji.
Jak zatem działa nowy system i kiedy warto rozważyć skorzystanie z niego?
Z tego artykułu dowiesz się:
- Czym jest certyfikacja wykonawców
- Co zastępuje certyfikat
- Jak uzyskać certyfikat
- Kiedy warto przejść certyfikację
- Sprawdź w czym Follow Legal może ci pomóc
Czym jest certyfikacja wykonawców?
Ustawa z 5 sierpnia 2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych weszła zasadniczo w życie 12 lipca 2026 r. Certyfikacja ma służyć wcześniejszemu, niezależnemu potwierdzeniu okoliczności, które później są istotne przy ocenie wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
Dotychczas przedsiębiorca uczestniczący w kolejnych przetargach musiał w każdym z nich wykazywać, że spełnia wymagania zamawiającego – przykładowo przedstawiając dokumenty dotyczące niekaralności, braku zaległości publicznoprawnych, sytuacji ekonomicznej, doświadczenia czy posiadanych zasobów.
Certyfikacja ma część tej weryfikacji przenieść poza konkretne postępowanie. Wykonawca przechodzi procedurę przed podmiotem certyfikującym, a następnie może wykorzystywać certyfikat w postępowaniach, w których jego zakres odpowiada wymaganiom zamawiającego.
Co istotne, system jest dobrowolny. Przedsiębiorca nie ma obowiązku ubiegać się o certyfikat, a jego brak nie może sam w sobie zamykać dostępu do zamówienia. Dobrowolne jest również posługiwanie się już uzyskanym certyfikatem.
Dwa rodzaje certyfikacji
Ustawa przewiduje dwa główne obszary certyfikacji.
Pierwszy to certyfikacja niepodlegania wykluczeniu. Może ona potwierdzać brak określonych podstaw wykluczenia przewidzianych w art. 108 i 109 Prawa zamówień publicznych. Wykonawca może przy tym określić zakres, który chce objąć certyfikacją. Ustawa szczegółowo wskazuje, które podstawy wykluczenia mogą zostać w ten sposób zweryfikowane.
Drugi obszar to certyfikacja zdolności wykonawcy do należytego wykonania zamówienia. Może dotyczyć zdolności wykorzystywanych do wykazywania spełnienia warunków udziału w postępowaniu, a więc m.in. sytuacji ekonomicznej lub finansowej, doświadczenia, kwalifikacji zawodowych, potencjału technicznego, a także określonych norm zarządzania jakością czy zarządzania środowiskowego.
W praktyce oznacza to, że firma regularnie startująca w podobnych przetargach może poddać określone elementy swojej sytuacji jednorazowej, wcześniejszej weryfikacji, zamiast rozpoczynać ją od początku przy każdym kolejnym zamówieniu.
Co certyfikat może zastąpić?
To najważniejsze pytanie z perspektywy przedsiębiorcy.
Jeżeli zakres certyfikatu odpowiada wymaganiom konkretnego postępowania, wykonawca może posłużyć się nim zamiast odpowiednich podmiotowych środków dowodowych. Zamawiający nie powinien wówczas ponownie żądać dokumentów w zakresie, w jakim dana okoliczność została skutecznie potwierdzona certyfikatem.
Nie oznacza to jednak, że jeden certyfikat automatycznie zastąpi całą dokumentację w każdym przetargu.
Jeżeli przykładowo certyfikat potwierdza tylko część podstaw wykluczenia wymaganych w danym postępowaniu, w pozostałym zakresie wykonawca nadal będzie musiał przedstawić odpowiednie dokumenty. Analogicznie jest w przypadku warunków udziału – certyfikat działa tylko w granicach objętych certyfikacją.
Pierwsze postępowania prowadzone po wejściu nowych przepisów w życie już pokazują takie podejście w praktyce: zamawiający przewidują możliwość posługiwania się certyfikatem, ale jednocześnie wskazują, że w zakresie nieobjętym certyfikacją wykonawca musi przedstawić wymagane środki dowodowe.
Dlatego przed wystąpieniem o certyfikację warto przeanalizować, w jakich postępowaniach firma rzeczywiście uczestniczy i jakie warunki oraz podstawy wykluczenia najczęściej są w nich weryfikowane. Dopiero na tej podstawie można sensownie określić zakres certyfikacji.
Certyfikat tworzy domniemanie na korzyść wykonawcy
Znaczenie certyfikatu nie ogranicza się do zastąpienia części dokumentacji.
Ustawa wprowadza domniemanie, że w zakresie objętym ważną certyfikacją wykonawca nie podlega wykluczeniu albo posiada zdolność do należytego wykonania zamówienia. Ciężar wykazania okoliczności podważających to domniemanie spoczywa na tym, kto je kwestionuje. Jeżeli zostanie wykazane m.in., że wykonawca wprowadził podmiot certyfikujący w błąd w sposób mogący mieć istotny wpływ na udzielenie certyfikacji albo przestał spełniać warunki jej udzielenia domniemanie może zostać obalone.
To istotna różnica. Certyfikat nie „zamraża” sytuacji przedsiębiorcy na kilka lat i nie gwarantuje, że zamawiający nigdy nie będzie mógł zakwestionować wynikających z niego informacji.
Certyfikat może być ważny nawet przez 3 lata
Certyfikacja może zostać udzielona zgodnie z żądaniem wykonawcy na okres od roku do 3 lat. To właśnie możliwość wykorzystywania wyniku jednej weryfikacji przez dłuższy czas stanowi jedną z głównych praktycznych korzyści systemu.
Podmiot certyfikujący prowadzi stały nadzór nad aktualnością ważności certyfikacji. Jeżeli okaże się, że wykonawca przestał spełniać warunki jej udzielenia, certyfikacja może zostać zawieszona, poddana aktualizacji, a w określonych przypadkach utracić ważność w całości albo w części.
Dla firmy oznacza to, że certyfikacja nie jest jednorazowym audytem zakończonym wydaniem dokumentu. W okresie jej obowiązywania trzeba monitorować zdarzenia, które mogą wpływać na potwierdzone wcześniej okoliczności, i odpowiednio współpracować z podmiotem certyfikującym.
Jak uzyskać certyfikat?
Certyfikacja odbywa się na wniosek wykonawcy i na podstawie umowy zawartej z uprawnionym podmiotem certyfikującym. Wniosek określa m.in. rodzaj i zakres żądanej certyfikacji oraz okres, na jaki ma zostać udzielona.
Następnie podmiot certyfikujący bada sytuację wykonawcy. Może korzystać z przedstawionych dokumentów i oświadczeń, rejestrów publicznych oraz innych baz danych, a w określonych przypadkach również bezpośrednio kontaktować się z podmiotami, z którymi wykonawca współpracował. Część danych dostępnych w rejestrach podmiot certyfikujący pozyskuje samodzielnie. Za zgodą wykonawcy może również zwrócić się do właściwych organów o dokumenty dotyczące braku zaległości podatkowych oraz składkowych.
Co do zasady procedura powinna zostać przeprowadzona w terminie nie dłuższym niż 30 dni od zawarcia umowy. Certyfikacja jest odpłatna, a zasady ustalania wynagrodzenia podmiotu certyfikującego określa rozporządzenie wykonawcze obowiązujące od 12 lipca 2026 r.
W praktyce decyzja o certyfikacji powinna więc uwzględniać nie tylko możliwe oszczędności administracyjne, lecz również koszt samej procedury i późniejszego nadzoru.
Certyfikacja a self-cleaning
Jednym z ciekawszych elementów nowych przepisów jest możliwość powiązania certyfikacji z tzw. self-cleaningiem, czyli procedurą pozwalającą wykonawcy wykazać swoją rzetelność mimo wystąpienia określonej podstawy wykluczenia.
W ramach certyfikacji wykonawca może wykazywać m.in., że naprawił lub zobowiązał się naprawić wyrządzoną szkodę, wyjaśnił okoliczności nieprawidłowości i współpracował z właściwymi organami lub zamawiającym oraz wdrożył odpowiednie środki techniczne, organizacyjne i kadrowe zapobiegające podobnym sytuacjom w przyszłości. Ustawa wskazuje tu przykładowo reorganizację personelu, system kontroli, struktury audytu wewnętrznego czy regulacje dotyczące odpowiedzialności za naruszenia.
To może mieć duże znaczenie dla wykonawców, u których w przeszłości wystąpiły zdarzenia mogące prowadzić do wykluczenia. Zamiast prowadzić pełną ocenę działań naprawczych dopiero pod presją konkretnego przetargu, przedsiębiorca może wcześniej uporządkować sytuację i poddać ją ocenie w ramach certyfikacji.
Nie oznacza to jednak automatycznej ochrony przed każdą podstawą wykluczenia. Self-cleaning może być uwzględniony tylko w granicach przewidzianych ustawą, a podmiot certyfikujący ocenia, czy podjęte przez wykonawcę działania rzeczywiście są wystarczające do wykazania jego rzetelności.
Certyfikat nie zwalnia z przygotowania do konkretnego przetargu
To jeden z najważniejszych praktycznych wniosków.
Certyfikacja upraszcza kwalifikację podmiotową wykonawcy, ale nie zastępuje analizy dokumentacji konkretnego zamówienia.
Firma nadal powinna sprawdzić SWZ, warunki udziału, podstawy wykluczenia, zakres wymaganych dokumentów, kryteria oceny ofert oraz wymagania odnoszące się bezpośrednio do przedmiotu zamówienia. Certyfikat nie zastąpi również dokumentów, które pozostają poza zakresem potwierdzonych nim okoliczności.
Nie powinno się zatem traktować certyfikacji jako „paszportu przetargowego”, który raz uzyskany pozwala składać oferty bez dalszej analizy.
Jej funkcja jest inna: część powtarzalnej weryfikacji przedsiębiorcy może odbyć się wcześniej i poza konkretnym postępowaniem.
Jednocześnie trzeba podkreślić, że system certyfikacji nie jest jeszcze domknięty regulacyjnie w każdym obszarze. Ustawa przewiduje bowiem standaryzowane poziomy określonych zdolności, które mają być ustalane w rozporządzeniach wykonawczych. UZP wskazywał, że do czasu wejścia w życie odpowiednich przepisów zamawiający nie będą określać warunków udziału z zastosowaniem takich poziomów, a wejście w życie rozporządzenia dotyczącego poziomów zdolności dla robót budowlanych planowane jest na 1 stycznia 2027 r.
Kiedy warto rozważyć uzyskanie certyfikatu?
Najwięcej korzyści mogą odnieść przedsiębiorcy, którzy regularnie uczestniczą w zamówieniach publicznych, zwłaszcza gdy kolejne postępowania wymagają wykazywania podobnych okoliczności dotyczących ich sytuacji.
Przykładowo firma startująca kilka lub kilkanaście razy w roku w podobnych przetargach może odczuć realną różnicę pomiędzy każdorazowym kompletowaniem części dokumentów a wcześniejszą weryfikacją pozwalającą później posługiwać się certyfikatem.
Inaczej może wyglądać kalkulacja przedsiębiorcy, który pojawia się na rynku zamówień publicznych sporadycznie, ubiega się o bardzo zróżnicowane zamówienia albo którego certyfikat obejmowałby tylko niewielką część wymagań pojawiających się w interesujących go postępowaniach.
Dlatego pytanie nie powinno brzmieć wyłącznie: „czy warto mieć certyfikat?”, ale raczej: „jaki zakres certyfikacji będzie rzeczywiście użyteczny w przetargach, w których nasza firma uczestniczy?”
Przed złożeniem wniosku warto przeanalizować przynajmniej kilka ostatnich lub planowanych postępowań, porównać występujące w nich warunki i podstawy wykluczenia oraz ustalić, które dokumenty firma przygotowuje powtarzalnie. Dopiero wtedy można ocenić, czy koszt certyfikacji przełoży się na rzeczywiste uproszczenie procesu ofertowego.
Certyfikacja zmienia sposób przygotowania firmy do przetargów
Nowy system nie eliminuje formalności związanych z zamówieniami publicznymi. Może jednak zmienić moment, w którym część z nich jest wykonywana.
Zamiast kompletować dokumentację dopiero po pojawieniu się interesującego przetargu, przedsiębiorca może wcześniej zweryfikować swoją sytuację, uporządkować dokumenty i uzyskać certyfikację w zakresie, który później będzie wykorzystywany w kolejnych postępowaniach. To szczególnie istotne dla firm, które traktują zamówienia publiczne jako stały kanał sprzedaży.
Certyfikat nie zastąpi dobrze przygotowanej oferty. Może natomiast sprawić, że firma nie będzie przy każdej ofercie ponownie udowadniać tego, co wcześniej zostało już profesjonalnie zweryfikowane.
Przedsiębiorcy regularnie uczestniczący w postępowaniach powinni więc przeanalizować, czy i w jakim zakresie certyfikacja może uprościć ich proces ofertowy. W przypadku wątpliwości warto poprzedzić złożenie wniosku analizą dotychczasowych postępowań oraz określeniem optymalnego zakresu certyfikacji.
Follow Legal wspiera przedsiębiorców na każdym etapie udziału w zamówieniach publicznych – od analizy dokumentacji przetargowej i warunków udziału po ocenę ryzyk, przygotowanie do certyfikacji oraz wsparcie w toku postępowania.
Jeśli masz pytania lub wątpliwości, skontaktuj się z naszymi ekspertami, aby skorzystać z fachowego wsparcia.
Zespół Follow Legal
